Un sistema de administración en un hotel va hoy más allá de ser solo un lujo que solo es utilizado en cadenas nacionales e internacionales o en hoteles cinco estrellas o superiores. Los hoteles de todo tipo, e incluso moteles se pueden beneficiar de las aplicaciones comerciales para su administración. A continuación, hablaremos de algunas funciones útiles que le pueden ayudar.
Registros de los Huéspedes
El proceso más común en un hotel y que requiere de un control preciso son los registros de los huéspedes. El automatizar el proceso que le hace saber si un cliente ha llegado y qué habitaciones están ocupadas es de mucha utilidad.
El registro de la entrada y salida de los huéspedes es la función básica que un hotel necesita. Al tenerlo sistematizado, usted podrá obtener reportes en tiempo real, sabiendo con certeza cuáles habitaciones están ocupadas y cuáles no. También es posible generar cargos por salida tardía con mayor facilidad.
Controle los Cargos Adicionales
La renta de una habitación es su primera entrada de dinero. Sin embargo, si usted no tiene un sistema para realizar cargos adicionales, usted está dejando ir dinero que podría entrar fácilmente en su bolsa. Después de todo, los huéspedes son clientes cautivos que quieren usar sus servicios para estar más cómodos.
Lo mejor de los cargos adicionales cuando están sistematizados es que con un par de clics, usted puede consultar e imprimir un reporte para su cliente. De ésta forma, las cuentes estarán claras tanto para usted como para él. Al implementar un sistema de administración, será sencillo controlar los cargos adicionales. ¡Usted podrá ofrecer servicio a la habitación, internet, huéspedes adicionales, acceso a áreas especiales, y mucho más!
Controle los Accesos a las Habitaciones
Cuando usted implementa chapas electrónicas, es posible integrar el control de los accesos a las habitaciones mediante el sistema de administración. De ésta forma y automáticamente, las llaves de los huéspedes se activarán y desactivarán según los datos cargados en el sistema. Si bien es cierto que la inversión inicial es mayor, a la larga se justifica, pues con esto se puede ir un paso más allá, implementando programas de ahorro de energía y otras comodidades. Un mensaje de bienvenida al detectar el ingreso de la habitación es un detalle inolvidable.
Por ejemplo, si su cliente tiene un cargo pendiente, el sistema restringirá automáticamente el acceso a la habitación. De ésta forma le obligará a pasar por recepción para realizar las aclaraciones pertinentes. Además, cuando sus clientes han terminado de hacer uso del servicio, usted puede autorizar el ingreso del personal de limpieza para ordenar la habitación. Ésta sistematización le ahorrará dolores de cabeza durante la operación.
Estadísticas y Pronósticos Futuros
Lo mejor de tener un sistema para la administración de un hotel es el registro de la información en tiempo real. De ésta forma, usted podrá tener estadísticas reales que le permitan hacer pronósticos futuros de la ocupación esperada.
Lo anterior resulta especialmente útil al planear vacaciones del personal, o nuevas contrataciones. También es importante al solicitar más insumos, pues usted sabrá con anticipación el volumen de huéspedes que recibirá en las semanas por venir.