En su forma más simple, la lista del “TODO” –que nace del término inglés “to-do list” – es una lista de tareas con un espacio para palomear aquellas que ya se han ejecutado. En éste formato, existen ya un sinfín de aplicaciones para dispositivos móviles y computadora que cubren ésta simple función, e incluso las agrupan por colores o categorías personalizables. Éste tipo de organización de la lista del “TODO” resulta especialmente útil para los pendientes personales en los proyectos o en cualquier aspecto laboral e incluso personal.
Sin embargo, para un seguimiento integral, el gerente de proyecto tiene que tener la visibilidad de todas las tareas que se deben ejecutar y todo lo que hay que gestionar como información, compromisos, acuerdos, etc. El plan de trabajo, si bien es una herramienta útil, normalmente no ofrece la exactitud de los detalles conforme avanza el proyecto. Aquí es donde nace la necesidad de con una lista del “TODO”. A continuación daremos algunos consejos sobre cómo estructurar la lista del “TODO” para mejorar la eficiencia y lograr el éxito de los proyectos.
En ese tenor, el primer detalle importante que adicionar a la lista del “TODO” sería el responsable o los responsables de ejecutar la tarea; una columna adicional cubriría éste punto en la mayoría de los casos; dependiendo del proyecto, puede también adicionarse el equipo de trabajo de que se trata y la fase a la que pertenece o el departamento a quien pertenece el responsable. Todo lo anterior con fines de clasificación; por ejemplo, al tener reuniones con grupos específicos podríamos hacer uso de la lista del “TODO” con éstos filtros y revisar los pendientes en un punto de la agenda que se refiera a acuerdos previos y compromisos, o incluso utilizarla como la propia agenda de la reunión.
La siguiente información y no menos importante que el responsable es la fecha compromiso de finalización de la tarea. Una práctica útil es identificar con colores las fechas cercanas y las fechas vencidas; ésta diferenciación incluso se puede automatizar en algunos programas al generar las tablas. Nuevamente, ésta columna permitirá filtrar las tareas vencidas –que por ende requieren de mayor atención– de las tareas que siguen su curso normal. Además, registrando ésta fecha es posible corroborar en reuniones de seguimiento el estatus y actualizar los compromisos. Incluso si se desea puede funcionar para evaluar el cumplimiento de las personas o de los departamentos con un índice derivado de la desviación documentada entre los compromisos adquiridos y los compromisos cumplidos.
Finalmente, está la evolución del espacio para palomear si la tarea ya se ha ejecutado. Ésta puede bien ser una o varias columnas, en donde indiquemos el porcentaje de avance o el estatus, si hay alguna dependencia no resuelta por la que no se ha ejecutado la tarea y la prioridad de la tarea.
Es importante aclarar que no es necesario incluir todas las columnas, sino más bien sólo las que nos sean útiles. En proyectos muy complejos todas pueden resultar de utilidad, pero entre más columnas tengamos implica más trabajo de captura y actualización, por lo que siempre es recomendable limitarnos a lo mínimo indispensable que nos funcione para hacer el seguimiento.