Como gerentes de proyectos normalmente estamos muy preocupados por la gestión de la relación con los patrocinadores y lograr que el equipo de trabajo logre su mejor desempeño en el menor tiempo posible. Sin embargo, la mayoría de las ocasiones nos olvidamos de los procesos de la empresa en la que trabajamos, y de la identificación de los actores afectados por el proyecto que participan en los procesos de la propia empresa. En éste renglón, uno de los procesos más ignorados y más importantes es el proceso de adquisiciones.
Y si bien no siempre hay componentes importantes siendo adquiridos a un tercero, en cuanto se identifique algún componente, servicio o producto que sea necesario adquirir se debe necesariamente involucrarse con los procesos de adquisiciones por el bien del proyecto y para evitar ponernos en jaque con problemas innecesarios.
Los procesos de adquisiciones giran en torno a la búsqueda de optimizar costos y evitar que se haga mal uso de los recursos de la empresa. Entendiendo esto no nos será difícil entender el porqué de los controles y autorizaciones que estén en funciones dentro de la empresa y por los cuales necesariamente tendremos que pasar. Qué tan estrictos sean los controles depende del tamaño de la empresa y de su propia estructura. Siempre es bueno acercarse a los responsables de las compras buscando aprender del proceso para volverse sus aliados que exigiendo que se ejecuten las compras a pesar de los procesos. Después de todo, así como el gerente de proyectos busca cumplir los objetivos del proyecto mismo, el comprador busca cumplir los objetivos de su posición.
Una vez que entendemos el proceso, debemos ser muy específicos en lo que queremos comprar. Normalmente un departamento de compras tiene personal no especializado, para quien las necesidades específicas del proyecto no le serán familiares. Que el equipo técnico del proyecto defina el alcance es vital en lograr una solicitud efectiva al departamento de compras. No es lo mismo solicitar por ejemplo “cable de red” que una marca y modelo específica de cable, pues existen varias categorías y características disponibles en el mercado. Éste ejemplo simple aplica para cualquier requerimiento, por más complejo que sea.
Ya que el proceso de adquisiciones está en curso, normalmente hay una serie de aprobadores dependiendo del tipo de proceso del que se trate. Cada compañía es distinta, y lo más común en éste sentido es que se asignen límites de aprobación a las diferentes líneas gerenciales para controlar los gastos. Los aprobadores –así sea que aprobar la compra fuere su única participación– formarán parte de los interesados en el proyecto, y hay que tratarlos como tal. Para evitar que la aprobación pase semanas en un escritorio, habrá que informarles lo necesario acerca del proyecto para contar con su pronta cooperación.
Para concluir, un punto que no debemos olvidar dentro del proyecto es que al tomar la decisión de adquirir con un tercero algún bien o servicio, implica necesariamente pasar por el proceso de adquisiciones y esto deberá reflejarse en el plan de trabajo del proyecto, en donde se asignen los recursos para participar en el proceso definiendo completamente las necesidades y además los tiempos para que el departamento de adquisiciones realice el proceso. Con esto, las adquisiciones no serán la razón de que el proyecto sea detenido.