Administrador de Contratos para la Universidad de Viña del Mar

Las entidades universitarias mantienen variados contratos con proveedores que requieren de un control y una administración efectivos. En muchas ocasiones esta administración se realiza en forma manual, donde los contratos se almacenan en archivadores físicos a los que se recurre para revisar información como, fechas de término de contrato, condiciones de éste, entre otras actividades, inherentes a la gestión. Cuando el número de contratos a administrar es alto, la gestión de estos se vuelve muy dificultosa, más si a esto se le suma una gran cantidad de usuarios involucrados.

Este es el caso de la Universidad de Viña del Mar, UVM, cuya Dirección de Control de Gestión del área de Administración de Contratos y Control de Inventario no posee un repositorio central que permita, a los diversos usuarios, acceder en forma expedita a la última versión de los contratos, la información de éstos, sus anexos y documentos adjuntos, tales como boletas de garantía. Hoy en día la Universidad mantiene, alrededor, de 3.000 contratos con proveedores que requieren ser administrados digitalmente para su eficiente control y gestión.

La propuesta de este seminario de título es ofrecer servicios especializados a la UVM con el fin de implementar un Sistema de Gestión de Contratos por medio de una plataforma web colaborativa, diseñada estratégicamente para mejorar la eficiencia operativa de la organización. La idea es entregar una solución de usuario final, que permita agilizar y automatizar actividades de su gestión interna, entregando todas las facilidades necesarias para centralizar los documentos de contrato de proveedores, disminuir los tiempos de búsqueda, generar informes de gestión y facilitar el análisis de la información.

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Para la realización del sistema, se utilizará Microsoft Solution Framework, MSF, ya que reúne las mejores prácticas en la administración de proyectos; junto a esto se contemplan herramientas tecnológicas basadas en soluciones Microsoft que permiten entregar a la UVM una solución óptima para la satisfacción de sus necesidades.

La metodología a utilizar, MSF, consta de 5 fases de trabajo que interactúan entre sí, permitiendo retroceder en las fases sin alterar la continuidad del proyecto; se establecen hitos por cada fase que se pueden controlar y evaluar. De este modo, se suministra una imagen clara del estado de la construcción del proyecto, admitiendo mejoras o cambios en el proceso mismo de desarrollo sin necesidad de detener el proyecto; cuenta, además, con puntos de control específicos para la revisión y se encarga de optimizar el trabajo del equipo. Estás fases son Visión, Planificación, Desarrollo, Estabilización e Implementación; dentro de las cuales se establece y desarrolla lo siguiente:

En la primera fase, de visión, se definen los objetivos y limitaciones del proyecto, junto con la constitución del equipo de trabajo y sus funciones. En la fase de planificación se da estructura al proyecto y se realiza el diseño del sistema. En las fases de desarrollo, estabilización e implementación se realizan iteraciones, que para este proyecto en particular, están distribuidas en 4 por fase, lo que permite controlar y agilizar el proceso de desarrollo. Estas iteraciones son: Instalación y Configuración del Sistema, Funciones del Sistema, Reportes e Inteligencia de Negocios.

El desarrollo de las iteraciones por fase permite llevar a cabo la instalación y configuración del sistema, la codificación del sistema, y las validaciones de éste, en primera instancia; luego se desarrolla el plan de pruebas y los casos de pruebas, se ejecutan éstas y se confeccionan los manuales asociados. Una vez concretadas las pruebas y solucionada cualquier dificultad presentada en ellas, se procede con el plan de lanzamiento y la puesta en marcha del sistema, a lo que se suman los informes de certificación presentados para la entrega del Sistema de Gestión de Contratos Cada fase y el logro de sus hitos permiten un trabajo ágil, organizado y bien elaborado, que da por resultado un sistema adecuado a los requerimientos de la universidad, facilitando y optimizando la administración de los contratos con proveedores que ésta posee y poseerá en el futuro.

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Escritor: Isabel Meneses

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