El presupuesto es una herramienta eficaz para el logro de objetivos en una organización, si es empleado adecuadamente. A continuación se proveen tres beneficios que representan ventajas para los administradores al utilizar presupuestos adecuadamente en las organizaciones.
Seguimiento al cumplimiento de los objetivos en base al presupuesto. El presupuesto, se convierte en la mano derecha del administrador, pues permite vincular los objetivos con las líneas presupuestarias, por tanto mientras se vaya ejecutado el presupuesto, se permite controlar el avance de las actividades que permitirán alcanzar cada uno de los objetivos, por tanto el logro de los objetivos soporta los gastos , por ejemplo: En una organización de ayuda humanitaria, en el presupuesto de un proyecto de preparación ante posibles emergencias en una localidad amenazada por riesgos de erupción volcánica e inundación, por ende dentro del proyecto se encuentran varios objetivos y por ende varias actividades para lograrlo.
Un objetivo: Que la comunidad tenga almacenado elementos necesarios durante una catástrofe, actividades dentro de este objetivo: Compra de lo necesario, kit de primeros auxilios, kit de suministros de higiene personal, kit de alimentos no perecederos, otra actividad dentro del objetivo: construcción de bodega de almacenamiento. Por ende estos gastos que generaran estas actividades, estarán ligados a los objetivos por ende los gastos estarán respaldados y se tendrá un control del cumplimiento de los objetivos.
Base para la evaluación del desempeño: El presupuesto representa un compromiso de quien lo elabora y de quienes lo autorizan. Por tanto, la eficiencia con que es utilizado para lograr los objetivos en la organización, será una pieza fundamental al momento de la evaluación del desempeño, sin embargo no una determinante, pues durante la ejecución del presupuesto se presentan inferencias que hacen que se modifique. Es importante mencionar que durante una auditoria en una organización de ayuda humanitaria, el presupuesto también es la base para la evaluación del desempeño de la organización como tal, su eficiencia y eficacia en la ejecución del presupuesto para futuros proyectos a ejecutar.
Planificación estratégica: El uso de la presupuestaciòn en una organización, permite que haya un proceso de planificación a todos los niveles, especialmente en los niveles de administración. Por ende los administradores planifican sus actividades y son ligadas con el presupuesto, por ende los esfuerzos irán dirigidos a cumplir con la planificación y de esta forma serán más efectivos, de otra manera tendrían que resolver los problemas diarios de la organización y no tendrían tiempo para diseñar estrategias que realmente sean eficientes y eficaces para la organización.
Presupuesto utilizados comúnmente en las organizaciones de ayuda humanitaria
Se utiliza un tipo de presupuestación autoimpuesto, que consiste en que los administradores participan activamente diseñando sus propios presupuestos, esto dentro de las actividades de apoyo a los proyectos, es decir, el área de administración, recursos humanos, tecnología de la información y finanzas. El sistema funciona, cada gerente de área prepara su propio presupuesto con base al plan operativo anual (POA) de la organización y en conjunto con los subordinados, una vez que el presupuesto ha sido preparado y revisado, es enviado junto con los planes operativos individuales (POI) de cada empleado del departamento para revisión por la máxima autoridad de la organización, una vez que ha sido autorizado, el gerente de cada departamento, lo utiliza como punto de partida para el cumplimiento de los objetivos individuales que se complementan con el plan operativo de la organización.
El presupuesto base cero es el que se utiliza en este tipo de organizaciones no gubernamentales (ONG) sin embargo cada proyecto cuenta con un presupuesto individual que se brinda seguimiento anualmente. Esta separación por proyecto permite superar la debilidad misma de esta forma de presupuestar ya que facilita las revisiones, esto es necesario en este tipo de organizaciones pues la gran mayoría de los proyectos son supervisados mediante auditorías externas de los donantes, para determinar el adecuado uso de los fondos para los objetivos reales. Principalmente la ventaja de este tipo de presupuestaciòn es el control exhaustivo que se lleva a cabo, relacionado los objetivos de los proyectos con cada gasto que se presenta, por tanto cualquier desviación que se presente, puedan ser identificadas fácilmente bajo el sistema de presupuestación de base cero.
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