La Abundancia y la Escasez en los Proyectos

Conforme avanza un proyecto hay un efecto de abundancia y escasez que es un síntoma de la falta de control de recursos en el proyecto. Y es que no se trata de tener abundancia o escasez para cumplir los objetivos, sino más bien de contar con los justos recursos que sean necesarios a lo largo del proyecto. En éste artículo hablaremos sobre tres de las razones más recurrentes que producen éste efecto de abundancia y escasez.

Sin que el orden aquí presentado signifique que sea la primera causa, comenzaremos por hablar de la falta de planeación. Y es que el ordenamiento y definición de los recursos es determinado precisamente durante la planeación. Si hay abundancia al principio, típicamente es síntoma de falta de planeación y augurio de que habrá escasez; esto se debe a que una planeación deficiente nos dará de inicio todos los recursos requeridos a lo largo del proyecto que serán ejercidos antes de tiempo provocando escasez en etapas posteriores.

Ahora bien, incluso si hubiera una planeación correcta de los recursos, la falta de seguimiento o para decirlo más formalmente –monitoreo y control– en el proyecto definitivamente causará abundancia y escasez en ciertos puntos; pues si no vamos ajustando las velas a lo largo de la ejecución e identificando los problemas y riesgos que impactan al proyecto, en algún punto nos veremos inmersos en el efecto de abundancia y escasez. Un ejemplo típico es la falta de identificación y el correcto seguimiento de los cambios. Un cambio siempre debe ser evaluado en función del impacto que representa, y si se ejecuta el proyecto sin un correcto monitoreo y control para gestionar éstos cambios, lo más probable es que ante la abundancia de recursos no ejercidos en etapas posteriores se genere escasez al ejercer los recursos en trabajos que no estaban planificados por la falta de control –y éste es el caso de los cambios–.

Por último hablaremos de la falta de comunicación. Y si bien éste es un tema muy basto e incluso parte de una planeación o monitoreo y control deficientes, por sí misma también genera el problema potencial de la abundancia y escasez. Para ilustrarlo, me referiré a un ejemplo típico de los procesos de compras: números de parte equivocados o insumos duplicados. Esto es simplemente una falta de comunicación que ante la abundancia y en el caso particular de los insumos duplicados o multiplicados es un error típico que se pudo resolver comunicando. Esto como ya imaginarán ustedes generará posteriormente un problema de escasez, pues habremos consumido tempranamente los recursos del proyecto al incidir en errores como estos. Y es que no sólo es el costo directo del insumo equivocado –cualesquiera que hubiera sido el error–, sino también costos indirectos para rectificarlo, como el tiempo requerido para las negociaciones con terceros, revisiones de ingeniería; tiempo que no podrá recuperarse.

Si sus proyectos sufren del síntoma de la abundancia y la escasez es importante echar un vistazo a los procesos de planeación, monitoreo y control y comunicación para identificar las mejoras necesarias en éstos procesos y revertir éste efecto.

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