PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DEL PORTAFOLIO DE SERVICIOS DE LA FUNDACIÓN XIMENA RICO LLANO. – 18 Parte –

Esta carta se utilizará en el momento que se haga contacto con nuevos donantes, ya sean nacionales o internaciones, con el objetivo de que estos tengan un mayor conocimiento de la Fundación. Ésta debe ser actualizada constantemente ya que será el puente entre la Fundación y el nuevo donante.

Esta carta debe tener el logo de la Fundación Ximena Rico Llano y se sugiere que su contenido sea un conjunto de todo lo mensionado previamente, sin discriminar ninguno de ellos; enunciando toda la informacion en un artículo claro y coherente.

• Contacto de donantes utilizando bases de datos de la Fundación: La Fundación debe tener base de datos de todos los donantes, donde tenga datos relevantes que le brinden información detallada que le ayude al contacto constante con ellos para garantizar donaciones. Los donantes se clasificaran en las siguientes categorías:

La Fundación debe tener en la una base de datos de  los donantes clasificados en inactivos, activos y potenciales; e igualmente, en cada categoría hacer una subdivisión de personales, empresariales y plan padrino, como muestra la ilustración anterior, para llevar un mayor control y saber qué estrategias se deben implementar en cada uno de los segmentos.

• Donantes actuales: Estos donantes son aquellos que en la actualidad hacen donaciones a la Fundación ya sea constantemente o periódicamente.

Para crear una fidelización de los donantes activos con la Fundación, se debe enviar periódicamente email con información actualizada, como eventos que se van a realizar, noticias e información interesante que sea de impacto para ellos, para que se sientan parte de la Fundación. Esta información se puede hacer llegar al donante por medio de email o a su celular por medio de mensajes de texto, garantizando que estos reciban la información.

• Donantes inactivos: Los donantes inactivos son aquellos que en algún momento fueron donantes activos y que por alguna razón dejaron de hacerlo.

Para la captación de estos donantes, es necesario el contacto por medio telefónico o correo electrónico; siendo más fácil y económico el envío de correos. Cuando se envíen correos deben ser atractivos donde se recuerde quien es la Fundación, a qué se dedica, los logros que han obtenido en los últimos años e información que se crea relevante; para que estos se vean atraídos a ser donantes nuevamente.

Igualmente se debe hacer encuestas para saber el porqué dejaron de ser donantes activos de la Fundación, tomando esta información para el mejoramiento del manejo de los donantes.

• Donantes potenciales: Estos donantes son aquellos que podrían llegar a convertirse en donantes activos.

La Fundación debe ir creando su base de datos de nuevos y posibles donantes aprovechando  eventos que se realicen, los contactos que ingresen a la página web y se subscriban y contactos referidos, entre otros.

Para la utilización de la base de datos que se cree, se puede enviar información por correo electrónico donde se explique quien es la Fundación, a que se dedica, los logros que han obtenido en los últimos años e información que se crea importante de la institución; para que los potenciales donantes tengan un conocimiento claro de ésta. Igualmente se debe  incentivar la donación, explicando la forma como se puede hacer y las facilidades que se tienen.

• Eventos: La Fundación debe hacer eventos en universidades, empresas y  otros sitios donde se de a conocer y pueda adquirir más contactos de posibles donantes. En estos eventos es necesario tener publicidad atractiva como pendones y afiches de la Fundación que llamen la atención de las personas que estén en el evento o que pasen cerca de éste. Además se debe dar volantes con la información de la Fundación; enganchado de esta forma a las personas con la Institución.
• Sistema de proyección de cifras: La siguiente herramienta que se le entregará a la Fundación es para la proyección de los costos que requerirá  para la atención de una cantidad dada de niños de acuerdo a los crecimientos estimados , además se les mostrará la proyección del estado de resultados para que  tenga una idea de la distribución de cada uno de los rubros.

Para el desarrollo de esta herramienta se tomó como base los estados financieros de los últimos 5 años de la Fundación, los cuales fueron estandarizados y clasificados para lograr una mejor comprensión de los datos, luego se calcularon algunos índices sobre estas cifras para evaluar el comportamiento de algunas variables y tener elementos básicos para calcular las cifras.

Para el cálculo de las proyecciones se consultó la proyección macroeconómica de algunas cifras y se emplearon estas, conjuntamente con los datos y la información sobre la Fundación obtenida anteriormente, además de una herramienta de costos que poseía la Fundación y que fue actualizada para tal fin.

En esta evaluación el año base será el 2009, pero estos datos deberán actualizarse al finalizar cada año, y se proyectarán los siguientes 4 años; donde se podrá sensibilizar la cantidad de niños  ya sea ingresando el número de niños que se quiera llegar a tener cada año, o un crecimiento porcentual en los niños.

Para realizar este procedimiento se deberá escoger la opción “porcentaje” o “niños”, como se muestra en la siguiente ilustración.

Al escoger la opción “Niños” se deberá ingresar manualmente la cantidad deseada de éstos en la tabla 1, esto se debe hacer de acuerdo a la edad y al año en que se desee tener ese número de niños, de escoger la opción “Porcentaje” se deberá cambiar en el campo 2  el porcentaje por el cual se quiera crecer, en ambos casos, se mostrará el número de niños con los que se trabajará en la tabla 3, la cual no se puede modificar, ya que esta se calcula una vez se hayan elegido las demás opciones.

Ilustración 32. Tabla de manejo

Fuente: Construcción propia

Adyacente a la tabla anterior se encuentra otra que muestra el crecimiento en cada año de cada grupo de niños, como se muestra a continuación, teniendo en cuenta de no modificar esta tabla, pues  se calcula automáticamente con el procedimiento que se haga en las tablas anteriores.

Igualmente, en la siguiente tabla se trabaja con el año 2009 como base, por lo que estos datos deberán actualizarse de acuerdo al modelo de costos que lleva la Fundación, los demás años se calculan automáticamente de acuerdo al IPC proyectado y ubicado en la hoja “ER clasificado escenario normal”, que en este caso fue tomado de Grupo Bancolombia (Grupo Bancolombia).

En la fila TOTAL COSTOS VARIABLES se muestra la proyección estimada de costos para atender el número de niños ingresados anteriormente.

Abajo, en esta misma tabla, se muestran proyectados los ingresos que tendría la fundación tomando como base los crecimientos históricos  con el propósito de brindarle una idea a la Fundación de cuanto más deberá crecer para atender el número de niños deseados.

Estos datos deberán actualizarse año tras año para lograr una mejor proyección y se deberán llevar a la siguiente tabla en la hoja “ER clasificado escenario normal”,  para ser actualizados:  En esta tabla se deberán actualizar los campos: IPC, Crecimiento real, Administración y Margen bruto, ya que los ingresos totales son calculados automáticamente y no deben modificarse.

El Crecimiento real, la Administración y el Margen bruto se deberán estimar de acuerdo a las expectativas de mejoramiento de la Fundación, teniendo en cuenta que el crecimiento real y el margen bruto deberían aumentar, mientras que los gastos de administración deberían disminuir.

Uno vez realizado este procedimiento se procede a observar el estado de resultados donde está proyectado cada uno de los rubros lo que permitirá a la fundación tener una idea más clara de los ingresos y egresos que deberá tener para atender los niños que deseen, así mismo permitirá planear estrategias para lograr estos resultados.

Autor:

elizabeth gómez mejía

alejandro palacio ojalvo