La comunicación es para el gerente de proyecto el eje sobre el que giran todas sus actividades. En éste artículo hablaremos de cómo comunicar oportunamente, que en comparación con simplemente comunicar tiene beneficios sobre todo en las relaciones que es necesario sostener con los diversos interesados.
En principio, hablemos de la comunicación efectiva. Ésta consiste en comunicar y asegurarse de que el receptor de la comunicación ha recibido el mensaje y lo ha entendido. Sin ésta confirmación, la comunicación se puede haber truncado o interferido, lo que equivale a no haberse comunicado en lo absoluto.
Ahora bien, comunicarse efectivamente no es suficiente. También el qué tan oportuno es el mensaje es uno de los componentes vitales. En éste sentido, en los proyectos una de las comunicaciones oportunas más ignoradas suelen ser los riesgos y en mayor grado los problemas. Muchos gerentes de proyecto evitan dar malas noticias hasta que es inminente comunicarlas, cuando en realidad son los riesgos y los problemas los que se deben comunicar oportunamente para generar estrategias que permitan mitigar sus impactos.
La oportunidad en la comunicación, tiene que ver con el momento justo para comunicar. Y aquí es importante tener en cuenta dos puntos. En principio y en particular con riesgos y problemas identificados, el comunicarlos tan pronto como son identificados es uno de los principales factores a considerar. El segundo –y esto es lo que hace que la comunicación se vuelve realmente oportuna–, es el considerar factores externos para que la comunicación que hagamos surta los efectos esperados.
Lo anterior quiere decir que el mantener los ojos abiertos al entorno nos ayudará a decidir en qué momento es mejor realizar las comunicaciones. Por ejemplo, si tuviéramos que comunicarnos con el patrocinador para que tome una decisión en relación al presupuesto, y sabemos que en ese día se lleva a cabo una junta de consejo en que se aprueban y comunican temas presupuestales, es de vital importancia comunicar el tema antes de la reunión, para que durante ésta reunión tenga ya la información que le permita tomar una decisión cuanto antes. Un ejemplo opuesto en que esperar es bueno, sería en un proyecto en que esté involucrado el departamento de contabilidad; supongamos que se requiere la aprobación de un usuario clave de éste departamento, y es cierre de mes. Definitivamente vale la pena esperar a que éste se concluya, pues durante éstos días él estará mucho más preocupado por terminar el cierre contable que por atender a la importante decisión para el proyecto. Incluso si le obligáramos a tomar una decisión en ese momento, pudiera más tarde encontrarse que deba cambiar de parecer y efectuarse un cambio a raíz de la comunicación no oportuna cuando se tomó la decisión.
La comunicación oportuna nos ayudará también a ganar la confianza de los interesados clave, quienes al recibir oportunamente las buenas y las malas noticias en relación al proyecto se sentirán mucho más confiados con la gestión del proyecto, sabiendo que no ocultamos o evadimos los problemas, sino que los gestionamos para el éxito de los proyectos.