Mejoramiento de los Sistemas de Información

Los sistemas de información son desde hace mucho tiempo, una pieza clave en el logro de la rentabilidad y competitividad de las empresas y organizaciones. Por esta razón, resulta fundamental asegurar el mejoramiento continuo de los mismos. Para inducir mejoras en el sistema de información de una organización, es necesario en primer lugar, diagnosticar la forma en que fluyen los datos, los recursos utilizados en la gestión de la información y por supuesto, la calidad, oportunidad y pertinencia de la misma.

Posteriormente, será fundamental establecer la utilidad del sistema con respecto al cumplimiento de los objetivos estratégicos y su papel frente a los factores críticos de éxito del negocio o actividad empresarial. Estos objetivos y factores, deberían haber sido la base para la definición de la misión de la empresa u organización, razón por la cual, es importante verificar su pertinencia y vigencia. A continuación se presentan de manera general, tres pasos o etapas para la realización del diagnóstico del sistema:

1. Validar la adecuada definición del direccionamiento estratégico, contrastando la percepción del nivel directivo en cuanto al deber ser de la organización y lo enunciado en la Visión, Misión, Políticas y Objetivos Estratégicos. Algunas actividades a realizar en este paso, son:

a) Análisis de la Misión: Verificar la vigencia, claridad, completitud y calidad de su contenido. La Misión ha de ser un enunciado breve pero inspirador, puntual al describir la razón de ser de la empresa u organización y que incluya tanto a clientes externos como internos.

b) Información General por Área. Entrevistar a los encargados de las áreas funcionales e indagar sobre cuáles son los objetivos generales de cada área, sus funciones y productos específicos, Elaborando un listado de cada uno de estos aspectos.

c) Objetivos Específicos por Área. Con base en cada objetivo general, establecer los objetivos específicos para cada una de las áreas fundamentales de la empresa (Comercial, Financiera, Administrativa, Producción, etc.).

2. Habiendo obtenido la anterior información, se puede dar paso a la recolección de datos que permita verificar la congruencia entre los lineamientos generales del más alto nivel organizacional y las actividades que desarrollan las áreas funcionales, así como el tipo de información que se genera en ellas y la manera en que es difundida y gestionada. Por supuesto, la complejidad de las actividades a realizar, así como la cantidad de recursos a utilizar en este proceso de diagnóstico, se minimizan al seleccionar tan solo un área, departamento o proceso específico. Ya sea que la recolección de datos se realice de manera general o focalizada, se requiere conocer y analizar los siguientes aspectos:

a) Productos. Establecer la razón de ser de la dependencia o proceso y elaborar el listado de productos que el proceso o área debe entregar a sus clientes internos y/o externos.

b) Funciones por Puesto de Trabajo. Identificar las funciones de la dependencia o roles en cada proceso (actividades y tareas que deben realizarse para alcanzar los objetivos).

c) Información Entrante. Elaborar un listado de los documentos, datos, registros, solicitudes y formatos que la dependencia o proceso analizado recibe y determinar el propósito y pertinencia de cada uno de ellos.

d) Información Saliente. Relacionar los documentos, datos, registros, solicitudes y formatos que la dependencia genera y establecer el propósito y pertinencia de cada uno de ellos.

e) Requerimientos Adicionales de Información. Indagar con diferentes personas del área o dependencia, si se requiere de información, datos, registros o documentos con los que no se cuenta, por que se requieren y porque consideran que no cuentan con los mismos.

f) Información no Requerida. Determinar con las mismas personas ya entrevistadas, si consideran que se reciben o generan documentos, registros, planillas o soportes no pertinentes o innecesarios.

g) Dificultades en los Flujos de Información. Investigar sobre las demoras, dificultades o aspectos negativos para la obtención de la información que se requiere (duplicidades, pasos innecesarios, tareas sin un responsable claro, etc.).

h) Recursos Disponibles. Elaborar un inventario de los recursos informáticos disponibles y evaluar la suficiencia o no de estos frente a las necesidades del proceso o dependencia.

3. Es necesario ahora concluir sobre el estado del flujo de la información en el proceso o dependencia analizada, determinando el nivel de articulación, estandarización, trazabilidad, disponibilidad, pertinencia y vigencia de los recursos y procedimientos involucrados en el mismo.

Por lo tanto y a partir de los datos obtenidos es necesario precisar:
a) Cuáles son las actividades y funciones claves del área analizada, porqué que son claves o críticas para el éxito de la empresa y cuál es la relación de cada una de ellas con la misión.

b) Cuáles documentos se requieren realmente para iniciar cada una de estas actividades y para lograr que sean terminadas de manera eficiente y eficaz. c) Cuáles documentos, registros, soportes o formatos requieren mejoras, que tipo de mejoras y con qué propósito. d) Los nuevos formatos, planillas y registros que se requieren para la obtención de la información.

e) Mejoras a realizar para aumentar la eficiencia de los procesos involucrados en el flujo de información. f) Herramientas y controles para el seguimiento a las mejoras implementadas. g) Indicadores clave para el control y gestión del proceso y la toma de decisiones en torno al mismo. Los cambios o ajustes a implementar en el sistema de información, deben estar acompañados de un proceso de documentación y normalización que viabilice su permanencia en el tiempo, su trazabilidad y por ende, el control y mejoramiento continuo de las mismos. Si bien el diagnóstico es tan solo una fase del proceso de mejoramiento del sistema, este facilitará la identificación de las necesidades básicas para una adecuada gestión de la información, incluyendo los aspectos organizacionales que requieren de una intervención prioritaria, las herramientas de software y los recursos de hardware más apropiados para la automatización de tareas y actividades

Escritor:Javier Tinjacá Saavedra

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