El Ceremonial y el Protocolo en la empresa, son una herramienta más, dentro de una organización, imprescindible para contribuir con la imagen empresaria, permitiendo además satisfacer los intereses y necesidades de los diferentes públicos que integran dicha organización.
Al mencionar o hablar de «Ceremonial y Protocolo» es pensar de inmediato en algo solemne, rígido e inflexible, sin embargo esto debemos dejarlo para otros ámbitos, como el oficial, el ámbito diplomático o ciertas instituciones dependientes del estado, donde sí, las reglas protocolares se vinculan por ley o decreto, pero en el caso del Ceremonial y el Protocolo empresario no funciona así.
En las empresas privadas dicha disciplina surge, de las mismas reglas que imparte una organización, del conocimiento de quien las desarrolle, de los objetivos que se pretendan alcanzar ,etc., considerando como base fundamental la cultura de la empresa y las actividades que desarrolla, además de otras reglas y costumbres que se toman de la sociedad misma. Por lo expuesto surge entonces que cada empresa deberá tener sus propias reglas de Ceremonial., siendo el Protocolo quien se encargue de ejecutarlas y hacerlas cumplir.
Como consultora en la materia y la experiencia de años entregando capacitaciones y programas en las organizaciones considero cada vez más necesario contar con el asesoramiento protocolar, que ayuda a consolidar la imagen corporativa de la empresa, otorgándoles grandes ventajas que repercuten positivamente en el mercado.
Las Compañías, que al día de hoy todavía no cuentan con un departamento propio en Ceremonial y Protocolo, capacitan frecuentemente a sus integrantes o los envían a realizar cursos o seminarios de capacitación en la materia. Por regla general cuando de una empresa se solicita un experto en Protocolo en virtud de realizar una capacitación para sus empleados, se deberá realizar una primera visita de relevamiento, para detectar cuales son los sectores que necesitan asesoramiento y cuáles son los temas en los que deberían capacitarse y que como integrantes de una organización no deberían desconocer.
En otros casos, algunas organizaciones frente a determinados eventos o actos corporativos donde hay que realizar gestiones protocolares contratan asesores para sus eventos. Resulta bastante incomodo o desafortunado en muchas ocasiones estar presente en actos o eventos empresarios donde se observan irregularidades, como una mala ubicación de autoridades y símbolos.
Discursos extremadamente largos y aburridos, una música que no corresponde a la ocasión, gente o personas que no saben dónde ubicarse, falta de información o de un cronograma de desarrollo de actividades y horarios, etc. todos temas que podrían subsanarse con un respetado Ceremonial propio de la empresa, coordinado por un encargado o jefe de Protocolo que trabaje en conjunto con los demás áreas organizadoras del evento. Sabemos que todo esto da una pésima imagen de la empresa, y que resultará luego muy difícil frente a los públicos revertir dicha imagen.
Vemos entonces algunos de la infinidad de temas que puede ocuparse la disciplina o que los expertos debemos trabajar y hacer hincapié: Un buen ejecutivo debe preocuparse por su imagen personal y empresaria, su conversación, saludo, modales, saber desenvolverse con sus diferentes clientes, ubicarlos y recibirlos según su precedencia.
Deben saber prepararse para distintas situaciones, como eventos corporativos, almuerzos de trabajos, juntas directivas, reuniones con autoridades públicas y extranjeras, realizar viajes fuera de la compañía a la cual pertenecen, etc. Pero no solo los ejecutivos deben estar a la orden del día, sino todo el personal de la empresa debe estar empapado de las reglas protocolares de la compañía donde se desenvuelven.
Una secretaria o recepcionista debe saber contestar el teléfono correctamente, ser eficiente y rápida en las respuesta para quienes llaman, tener una imagen impecable, escribir un mail, redactar una nota protocolar, saber recibir a una personalidad destacada en el mundo de los negocios o a un alto funcionario público, forman parte también de las pistas visuales que los públicos se hacen de la imagen de la empresa.
Podría seguir enumerando una infinidad de temas que le competen al Ceremonial y Protocolo dentro de la empresa, que como dije al comienzo de este artículo contribuyen a la buena imagen corporativa o empresaria., pero no lo creo necesario. Es más que suficiente y evidente la importancia que cobra el conocimiento de la disciplina en el ámbito de las organizaciones permitiendo de esta manera jerarquizar cada una de las tareas y actividades que allí se realicen.
Escritor: Patricia E. Epstein
Magíster en ceremonial y Protocolo