Cómo Escribir Alcances Funcionales

La definición de alcances es quizás el problema raíz más importante en un proyecto. Y éste problema no siempre va ligado a la falta de un alcance, sino más bien, a la falta de un alcance realmente funcional.

Uno de los actores típicamente encargados de escribir los alcances es el cuerpo técnico del proyecto. Aquí el problema radica en el lenguaje utilizado; si bien es importante tener un alcance técnico perfectamente definido, éste no necesariamente será entendido por los aprobadores y usuarios clave que deben opinar acerca del resultado del proyecto. Así pues debe haber además del alcance técnico un alcance funcional.

El alcance funcional se refiere al detalle de la aplicación que tendrá el resultado del proyecto. Si bien se pensaría que lo ideal sería escribirlo en un lenguaje totalmente coloquial de tal modo que cualquiera pueda entenderlo, lo mínimo indispensable es escribir el alcance en el lenguaje del usuario final. Un ejemplo típico es un proyecto de desarrollo de un sistema para el área contable. Aquí, el alcance se puede definir en términos técnicos de desarrollo de sistemas en función de los lenguajes de programación a utilizar en los módulos a desarrollar, las horas de programación, el tamaño de la base de datos y otros parámetros que si bien son un alcance para quien entiende de tecnologías de información, los contadores no entenderán. Para éste caso, el alcance funcional debería ir enfocado a las funciones que va a desempeñar el programa, como pueden ser la cantidad de cuentas contables que es capaz de almacenar, el límite mínimo y máximo de campos en cada uno de los módulos con la definición clara de qué es un campo y varios ejemplos en términos contables, la cantidad de reportes que se van a diseñar y el número de personas que pueden trabajar en el sistema.

Ésta definición menos técnica podrá ayudar a los interesados clave a tomar mejores decisiones en lo que concierne al proyecto. También ayudará a evitar cambios sobre todo en etapas muy avanzadas del proyecto en que el costo de los cambios se vuelve más alto. Pero sobre todo, el beneficio más importante de un alcance funcional es que permitirá asegurar que el proyecto permanece dentro de los objetivos que lo plantearon de origen, pues ayuda al entendimiento de todos los involucrados en el proyecto.

Una vez que el alcance funcional está listo, enviarlo no basta. Es importante entablar un diálogo con el patrocinador y con los usuarios finales. Éste diálogo puede entablarse mediante una presentación o una reunión en que se asegure la comprensión y se sondeen las expectativas. Éste será el punto de partida para la ejecución. Integrar al cuerpo técnico en éstas reuniones es también importante para que en base a la retroalimentación se actualice en línea tanto el alcance técnico y el alcance funcional, lo que además permitirá que los alcances funcionales estén soportados por la contraparte técnica que al momento de ejecutar será de vital importancia.

Escribir un alcance funcional es un arte que es importante dominar para mejorar el  manejo de las expectativas del proyecto. Traducir las necesidades en un alcance es precisamente el alcance funcional que es una de las claves para que tengamos un proyecto mejor controlado.

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