Existen diversas estadísticas acerca del éxito de un proyecto, y la mayoría coincide en que sólo un porcentaje alrededor del 20% de los proyectos es exitoso. Si bien son diversos los factores por los que un proyecto tiene problemas o en el peor de los casos llega a fracasar, la definición del alcance es en definitiva una de las actividades que de realizarse de manera correcta será un factor determinante en el cierre exitoso del proyecto.
La definición del alcance es una actividad que se realiza durante la fase de planeación. Pocos prestan atención a la planeación, y es un caso típico el brincar directamente a la ejecución del proyecto una vez que éste ha sido aprobado. Permitir que esto suceda resultará en una carencia o nulidad de definición de alcance, que si bien de inicio pareciera algo sin importancia, conforme avanza el proyecto resulta una bola de nieve que al cierre cae sobre los responsables del proyecto con todo su peso.
Una correcta definición de alcance en un proyecto es la justa medida de detalle que nos permita controlar el proyecto, sin tener ambigüedades o dar cabida a la corrupción del alcance que típicamente toma la forma de valores agregados que no dejamos de agregar, resultando en un proyecto interminable, con el correspondiente desbordamiento de recursos económicos y siempre fuera de tiempo.
Documentar los requerimientos es el secreto en la definición de alcance. Seguir una metodología siempre será útil para mantener un orden. Además, involucrar al equipo de trabajo y a los interesados en el proyecto desde la definición misma de los requerimientos nos permitirá minimizar potenciales cambios durante su desarrollo, que siempre representan un riesgo para cumplir el objetivo que se ha planteado.
Una vez definido el alcance, es importante dejar claramente establecida la línea base, que será la medida contra la que se compararán los resultados del proyecto para la aceptación de los entregables que es uno de los requisitos para el cierre.
Los cambios a la línea base si bien idealmente no debieran existir, son una realidad en los proyectos. Habiendo definido el alcance, lo importante es documentar los cambios con su respectivo impacto para que la aceptación o negativa a aplicarlos sea una decisión informada con todas las implicaciones que conlleva: desde la necesidad que lo ha originado y su consecuencia en caso de no ejecutarse el cambio; hasta el impacto positivo o negativo en tiempo y costo, que suele ser el punto más controversial.
En la definición del alcance, la descomposición del mismo en partes más pequeñas es una técnica útil para asegurarse de que no hay alguna omisión en la definición de los entregables. También, el dejar claramente documentados los criterios de aceptación desde el principio será un punto crucial en la revisión y entrega, pues habiendo documentado los criterios, se da menos cabida a la opinión y percepción, que normalmente es el origen de los rechazos.
Así pues y en conclusión, la definición inicial de la línea base del alcance es la clave para que al término de los entregables los productos del proyecto sean aceptados.