El Manejo del Cambio y los Proyecto

En todo emprendimiento y en particular en los proyectos el manejo del cambio es un arte que se debe dominar para minimizar la resistencia de los interesados. Para atender al manejo del cambio, es importante verlo desde dos perspectivas diferentes: durante el proyecto y con la adopción de los resultados del proyecto. A continuación, hablaremos un poco de cada uno de estos enfoques.

Un proyecto es un esfuerzo temporal para la obtención de un resultado único. En ésta definición, el cambio durante el desarrollo del proyecto es algo que se debe visualizar desde el principio para atender a las posibles necesidades que de aquí surjan. Éstos cambios suelen ser los más manejables, pues tanto los integrantes del equipo de trabajo como los interesados clave están conscientes de la temporalidad del proyecto, con lo que ofrecen una menor resistencia, pues saben que al final los cambios derivados de la implementación –como pueden ser ruidos de herramientas si es un proyecto de construcción o interrupciones al servicio de los sistemas si fuera una implementación informática– van a terminar. Una de las estrategias más efectivas para el manejo de estos cambios es la comunicación constante y oportuna de los mismos. Informar que puede haber afectaciones, cambios de horario u otros ayudará a que los afectados cooperen de manera positiva.

Retomando la definición de un proyecto, el resultado único es donde el manejo del cambio se vuelve más importante, y donde se encontrará la mayor resistencia. En éste sentido, muchos proyectos forman parte de iniciativas para cambiar la manera de trabajo, incorporar nuevas tecnologías o mejorar los procesos en las empresas, y si bien el proyecto espera tener un resultado, para que éste resultado sea duradero y realmente efectivo, debe incorporarse al proyecto mismo una campaña de manejo del cambio que permita la mejor aceptación del producto, servicio o resultado del proyecto.

Una campaña de manejo del cambio es de alguna manera equiparable a una campaña de marketing. Se trata de vender los beneficios que se obtendrán del resultado del proyecto y demostrar la eficiencia que logrará la empresa mediante el uso de éstos resultados durante la operación. De ésta forma se obtendrá el compromiso de los interesados a nivel usuario, lo que permitirá una transición más manejable para el uso de los resultados del proyecto.

Ahora bien, en ocasiones los proyectos tienen resultados que afectan negativamente a algún grupo de interesados. En estos casos, la gestión del cambio suele ser más difícil de manejar. Tal es el caso por ejemplo, de proyectos de automatización de líneas de producción que tendrán como resultado el prescindir de una gran cantidad de obreros. Aquí identificar y seguir la estrategia corporativa es el mejor camino para generar la estrategia más conveniente para el manejo del cambio.

En conclusión, en la mayoría de los casos, la resistencia al cambio se puede vencer con campañas informativas para dar a conocer los beneficios del resultado del proyecto y/o las afectaciones temporales por su ejecución. Es recomendable incorporar éstas campañas al proyecto mismo para asegurar que tanto el resultado como la campaña están en línea con las necesidades que originaron la ejecución del proyecto. Algunos casos específicos se requiere de otro tipo de estrategias para la gestión del cambio que deben escalarse y acordarse en niveles gerenciales dentro de la empresa, para considerar e implementar estas estrategias durante la ejecución del proyecto.

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