Imagina que tienes un frasco de vidrio, de tamaño convencional boca ancha,y debes introducir en él: piedras, gravilla, arena y agua. ¿Por cuál elemento comenzarías? ¡Muy Bien! Si colocas primero las piedras, que ocupan más espacio que las demás sustancias, podrás luego ir acomodando paulatinamente los otros componentes. Por ejemplo, luego de posicionar las piedras, viertes la gravilla que va buscando espacio naturalmente entre las rocas, luego la arena hace lo propio y finalmente el agua.
¿Qué hubiese pasado si dispones todos los elementos de menor tamaño y el agua antes que las piedras? Este es un ejemplo de un experto en gestión del tiempo y lo que demuestra es que si no se hubiesen colocado las piedras grandes en primera instancia, nunca se conseguiría hacerlo después. Por esto debes siempre comenzar por las tares más difíciles, que se tornen más complejas, o requieran mayor dedicación de tiempo. Las labores más pequeñas irán encontrando naturalmente su espacio en la jornada de trabajo, estudio o la faena a la que se refiera. Antes de comenzar cualquier actividad, identifica siempre cuáles son las piedras más grandes y comienza ocupándote por ellas. Recuerda que el resto de acciones siempre encontrarán la forma de filtrarse y ocupar su lugar natural.
El objetivo que se persigue es instaurar cómo debe hacerse el trabajo que se requiere de una forma sencilla y eficaz, en las condiciones existentes o en la proyección de nuevos procesos o procedimientos y determinar el tiempo prudente para su realización, con vistas a incrementar la productividad y la eficiencia , disminuir los costos y propiciar mejores condiciones de trabajo. Para lograr estos propósitos es fundamental conocer qué es la planificación y la organización respecto a un trabajo o faena. La planificación es la más básica de todas las funciones. La planificación incluye seleccionar misiones , objetivos y las acciones para alcanzarlos. También requiere tomar decisiones sobre qué se va a hacer, planteando objetivos a largo plazo, mediano y corto plazo que sean factibles de realizar. Debes escoger la alternativa o curso de acción propicio tendiente a ejecutar un buen trabajo y en un plazo admisible.
La Planificación contribuye a formular políticas, permite establecer patrones de acción y predispone para una mejor adaptación a los cambios que puedan suceder en el proceso del trabajo. Por su parte, la organización se refiere a la jerarquización apropiada de las metas o actividades necesarias para hacer el trabajo. Si estas acciones las realizamos en el orden de importancia pertinente haremos un excelente uso del tiempo, procurando los métodos y procedimientos que se aplican para laborar armónica y racionalmente.
La organización garantiza que la calidad del trabajo o actividad que se esté realizando tenga un resultado eficaz. Ahora, ¿qué se entiende por eficacia? La eficacia se centra en los resultados. Comprende La perspectiva del presente hacia el futuro de la acción que se lleva a cabo. La eficacia se refiere a hacer lo correcto y lograr el resultado esperado, mientras la eficiencia concierne a realizar las actividades correctamente y con un mínimo de costos posibles, pero no necesariamente hacer lo correcto.
Se es eficiente, por ejemplo, cuando en 10 horas de trabajo se hacen 1000 unidades de un determinado producto. Ahora, se mejora la eficiencia si esas 1000 unidades se hacen en sólo 8 horas. O se aumenta la eficiencia si en 10 horas se hacen 1500 unidades, o sea, se utiliza el tiempo y los recursos eficientemente, pero tal vez los productos no cuenten con una calidad óptima. La eficacia, por el contrario, se vería reflejada en si nos hemos propuesto construir un edificio sólido y firme en diez días y lo logramos . Fuimos eficaces, alcanzamos la meta y con los resultados previstos.
Obtener una excelente productividad a cuenta de la realización del trabajo, o sea, lograr que se elabore en una unidad de tiempo el máximo de producción con la calidad esperada, empleando para ello el mínimo de energía física y mental, ésta es la finalidad que pretendemos lograr con una adecuada planificación y organización, es decir gestionando el tiempo de una manera eficaz.
Escritor: Tania Baquedano H.
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