1. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
La consultora Auditax es una empresa que inicia sus actividades en Osorno el 25 de Agosto del año 2005, en sus inicios bajo la razón social Auditax Ltda. y recientemente pasa a llamarse Consultora Auditax Spa.
Esta consultora presta servicios de carácter contables, tributarios y financieros a distintas empresas de la zona. Su cartera de clientes está formada por empresas grandes, medianas y pequeñas y de rubros como el agrícola, industrial, comercial y servicios.
Dentro de los servicios que presta están:
• Asesoría Contable que comprende desde la teneduría de los libros del contribuyente, hasta el diseño y puesta en marcha del Departamento Contable Interno de la empresa, así como la asesoría permanente en el área.
• Asesoría Tributaria que comprende desde la confección de las declaraciones a las que está obligado el contribuyente, pasando por la resolución de dudas en la materia, presentaciones ante el SII, etc., finalizando con la planificación de la variable tributaria.
Además, en Auditax a lo largo de sus años de existencia, se ha ido desarrollando internamente un Software Contable con el nombre de Audisoft, que a la fecha está certificado y acreditado por el SII, para generar Declaraciones Juradas, Libros Contables, Estados Financieros, declaraciones de IVA y Renta. Este Software es utilizado tanto por clientes a los que se asesora, como también por empresas o personas que arriendan su licencia mensualmente.
Auditax es dirigida y representada legalmente por su dueño Sr. Francisco Inostroza Bascur, Contador Auditor, Magister en Planificación y Gestión Tributaria, reconocido experto tributario de la zona y además por varios años docente de la Universidad de Los Lagos en Osorno.
1.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional de Auditax es una estructura donde están definidos los cargos y las tareas de cada empleado, cada trabajador que se desarrolla en los escalafones inferiores debe dar cuenta de sus gestiones a su respectivo nivel jerárquico superior.
2. ACTIVIDADES DESARROLLADAS DURANTE LA PRÁCTICA PROFESIONAL
Las actividades desarrolladas por la alumna durante la práctica profesional, consisten en registrar movimientos contables de las distintas empresas a las que Consultora Auditax asesora, entre las cuales se pueden destacar un Servicentro COPEC, Sociedades de Médicos, empresas agrícolas, entre otras. Todos los movimientos económicos y financieros son registrados en el Software Contable Audisoft, en el cual se ingresa la información relacionada con el área contable, remuneración, tributaria y financiera.
Entre las actividades más relevantes realizadas por la alumna durante la práctica se encuentran: registro de documentos (compras y ventas), conciliaciones bancarias, elaboración de sueldos, generación de planillas de Leyes Sociales (Previred), centralizaciones de libros auxiliares compra, venta, remuneraciones y honorarios, además del cálculo del Impuesto al Valor Agregado (IVA), entre otras.
A continuación se describe un análisis detallado de cada una de las labores realizadas durante la práctica.
2.1. REGISTRO DE DOCUMENTOS DE COMPRAS
Este procedimiento se realiza en el módulo de Contabilidad del sistema, en la opción registro de compras, donde se selecciona el tipo de documento a ingresar; luego se ingresa el número del documento, RUT del proveedor, fecha del documento y de registro. De acuerdo al detalle del documento se asigna una cuenta según el plan de cuentas de la empresa, después se incorporan las cantidades del producto y el precio unitario. El sistema automáticamente calcula el monto del IVA C. F. y posteriormente se le ingresa el monto total, cada cifra que se ingresa debe coincidir con el documento físico. Una vez revisado los valores se debe grabar y el número de comprobante que arroja el sistema computacional se debe anotar en el documento.
2.2. REGISTRO DE DOCUMENTOS DE VENTA
Se debe realizar el mismo procedimiento que en el punto anterior, es decir, esto consiste en ingresar los datos de la factura en la opción registro de ventas, se selecciona el tipo de documento que pueden ser: Factura de Venta, Boleta de Venta, Factura de Venta Exenta, Nota de Crédito y Nota de Débito, se debe ingresar el número de documento, R.U.T. del Cliente, fecha del documento, en el detalle se incorpora la cuenta de mayor que se encuentra en el plan de cuentas, después de eso se graba y aparece un detalle donde se señala el I.V.A. Debito Fiscal, se ingresa el valor total, después se graba.
2.3. REGISTRO DE BOLETAS DE HONORARIOS
Se realiza como en el punto 2.2, se deben ingresar los datos de la Boleta de Honorarios en la opción registro de compras, donde se anota el número de documento, R.U.T. del prestador del servicio, fecha del documento, según el detalle del documento se asigna una cuenta de acuerdo al plan de cuentas de la empresa, se debe asignar a algún centro de costo, se verifican los valores del documento con los del sistema y después se graba, el número del comprobante se debe anotar en el documento original.
2.4. REGISTRO DE LAS CARTOLAS BANCARIAS
Las cartolas bancarias recibidas en la empresa o descargadas desde la página del banco se deben ingresar en el módulo Contabilidad del programa computacional Audisoft. Teniendo todas las cartolas bancarias del mes que se desea conciliar se debe registrar los movimientos de la cuenta banco, estos son depósitos u abonos, cheques y/o cargos. Una vez ingresado todos estos movimientos se debe verificar que los saldos de las cuentas del banco sean iguales a los de las cartolas.
2.5. CONCILIACIÓN BANCARIA
Una vez ingresado todas las transacciones de las cartolas bancarias se procede a la conciliación bancaria, este procedimiento tiene por objetivo la igualdad de los saldos que existe en el programa computacional de la cuenta del banco con el saldo de la cartola emitida por el banco. En caso de que los saldos no sean iguales existe la posibilidad de que algún movimiento de la cartola se haya ingresado por error o que en la cuenta de mayor de banco no esté actualizada y falten algunos movimientos bancarios. Cuando los saldos sean iguales se debe cerrar el proceso de conciliación bancaria. Se debe generar el voucher de ajuste por los cheques girados y no cobrados el último día de cada mes, la cuenta que se asigna según el plan de cuentas es cheques girados y no cobrados y el sistema automáticamente genera un registro contable. El primer día del mes siguiente se debe reversar el comprobante de ajuste, donde al anotar la cuenta de cheques girados y no cobrados el sistema realiza el ajuste inverso realizado el mes anterior.
2.6. REGISTRO DE SUELDOS
El registro de sueldos de los trabajadores se incorpora en el módulo Remuneraciones del programa computacional Audisoft. El programa permite registrar los datos de cada trabajador, entregando información personal, datos de previsión y descuentos relacionados con préstamos en instituciones financieras. Para el cálculo de la remuneración se ingresa la cantidad de días trabajos y automáticamente arroja el resto de la información a menos que tenga un monto no imponible o descuento no permanentes, el cual se debe registrar manualmente en el sistema.
2.7. REGISTRO DE CENTRALIZACIONES
Después de haber ingresado toda la documentación, movimientos y/o transacciones correspondientes a los libros de compra, venta, remuneraciones y honorarios, se debe realizar la centralización de estos. Esto se realiza de manera automática, donde se señala el mes de la centralización y luego se genera un voucher contable.
2.8. REVISIÓN DE LIBROS DE COMPRA Y DE VENTA
Después de haber registrado las compras y ventas en el programa Audisoft, se procede a imprimir dichos libros, con el fin de cotejar cada uno de los registros con sus correspondientes documentos originales.
2.9. REVISIÓN DEL LIBRO DE REMUNERACIONES
De la misma manera que se imprimen los libros anteriores se debe imprimir el Libro de Remuneraciones del programa computacional Audisoft con el fin de cotejar que fue bien registrado, teniendo cuidado en:
• En el cálculo de los valores de Imposiciones, Seguro de cesantía y otros.
• Cálculo del impuesto único.
2.10. REVISIÓN DEL LIBRO DE HONORARIOS
Se imprime el libro de Honorarios, el cual es revisado con cada documento original teniendo mayor cuidado en los siguientes documentos:
• R.U.T. del prestador del servicio.
• Fecha de emisión de la boleta.
• Verificaciones de los valores. (Bruto, Retención Segunda Categoría, Líquido).
Además, al tener el documento podemos revisar que no contengan errores del mismo, además, que el documento legal se encuentre timbrado por el S.I.I.
Por último se debe revisar en la página del Servicio de Impuestos Internos las boletas electrónicas recibidas durante el período y comparar con las ingresadas al libro.
2.11. CALCULO DEL I.V.A.
Una vez ingresadas las ventas y las compras de la empresa se debe proceder a determinar los impuestos mensuales que debe pagar la empresa, estos impuestos son el IVA, PPM, Impuesto único a los trabajadores y el impuesto retenido por prestación de servicios de terceros. En primer lugar antes de que el sistema determine los impuestos mensuales se deben verificar los valores del libro de Compras y de Ventas que entrega el Sistema Audisoft, para ello se debe revisar factura por factura y verificar que coincidan la fecha de emisión del documento, el proveedor, el valor neto, el IVA y el valor total de la factura, esto tarea se realiza como medida de control para no declarar un valor erróneo por conceptos del Impuestos al Valor Agregado (IVA).
Para determinar los impuestos mensuales se debe ingresar al módulo tributario del sistema e ir al menú Sistema de IVA.
2.12. REVISIÓN DEL FORMULARIO NRO. 29
Una vez de haber revisado los Libros de Venta, Compra, Honorarios y Remuneraciones, se debe generar el formulario 29 y calcular, luego comparar lo siguiente:
• Que los Débitos y Créditos coincidan con los libros ya mencionados.
• Revisar que las Retenciones del 10 % coincida con lo que señala en el detalle de las boletas, éste detalle se puede sacar de la pagina del S.I.I. si existen Boletas de Honorarios Electrónicas o verificar los documentos físicos que posee la empresa.
• Verificar que el cálculo y el porcentaje del P.P.M es la correcta, correspondiente a las ventas netas.
• Verificar que el impuesto único coincida con lo que se detalla en el Libro de Remuneraciones.
Luego de haber cotejado que los valores correspondan a los libros mencionados, se procede a pagar vía internet en el sitio de S.I.I en la opción Formulario de pantalla.
3. RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS
La empresa debe aprovechar las ventajas competitivas que tiene respecto a otras empresas que desarrollan la misma actividad de prestación de servicios, dentro de la ciudad de Osorno; para ello es importante que potencie la publicidad de las asesorías que presta y del Software Contable que desarrolla.
Para un mejor funcionamiento dentro de la Consultora Auditax, es importante que se implemente un organigrama, con el fin de que exista representación grafica de las áreas o departamentos con sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación, además, se debe exponer en un lugar visible para que sea visto y discutido por todos los empleados.
Para mejorar la comprensión del organigrama es importante que vaya acompañado de un manual procedimientos para cada cargo, con el fin que cada trabajador desarrolle de manera eficaz su labor y con ello el cumplimiento de los objetivos planteados por la empresa favorezca un buen ambiente laboral.
Autor: Elizabeth Retamal