En La actualidad la información se ha convertido en una fuente realmente importante para cualquier empresa, no solo la información en medios digitales, sino la información impresa ya sea en papel o contenida en otros medios, es por eso que su custodia y cuidado, debe ser un objetivo imprescindible y vital para cualquier organización.
Salvaguardar la información requiere de la participación de todos los elementos activos que forman parte de su manejo, la cual va desde la gerencia hasta sus empleados. En este sentido cobra real importancia el departamento de recursos humanos, ya que en su proceso de selección de personal, debe tomar medidas que conduzcan a escoger personas idóneas, realizando las pruebas necesarias para medir tanto las capacidades intelectuales, como las conductas éticas y profesionales para el cargo requerido, así mismo realizar las respectivas investigaciones de la vida laboral y trayectoria profesional de la persona que formara parte del equipo del equipo trabajo.
La gestión de estos procedimientos que solo conciernen a este departamento y que van ligados al bienestar de la empresa, son realmente importantes ya que la mayor parte de la perdida de la información se refleja en este sentido, muchos empleados a través de sus correos electrónicos, memorias USB, envían y se llevan información confidencial de la empresa, ocasionando con ello graves perdidas a la organización.
El proceso de selección de personal se convierte entonces, en una herramienta para cuidar la información, pero también debe ser claro e importante que el departamento de recursos humanos este conformado por personal altamente calificado y sobretodo con actitudes analíticas y objetivas que permitan el desarrollo de los objetivos propuestos por la organización en cuanto al personal requerido para sus diferentes áreas y que formaran parte de su grupo empresarial. Bajo este proceso este departamento junto con la gerencia puede determinar reglas a nivel interno que fortalezcan la protección de la información, reglas que sean claras y honestas y a las que el empleado debe asumir con responsabilidad.
Siguiendo con la importancia de los departamentos entraremos a hablar del departamento de sistemas, quien en el auge y desarrollo organizacional interviene de manera constante y gradual y cuya función principal debe ser velar por el manejo y cuidado adecuado de la información de la empresa.
Muchas personas que desconocen el tema, piensan que este departamento solo tiene las funciones de arreglar un computador o portátil, revisar la red o simplemente mirar el por que no enciende un monitor, sin saber que este proceso en su integridad va mas allá del mantenimiento de los computadores y las redes.
Un proceso informático en cualquier compañía debe estar bien fundamentado, esquematizado y profundamente relacionado a los objetivos organizacionales, pues entre los entes gerenciales y este departamento deben estar bien definidas las normas, las políticas, los parámetros, los procesos y procedimientos, que se den ejecutar y aplicar para el correcto funcionamiento de todos los procesos que conforman el área empresarial.
El proceso de sistemas esta en comunicación constante con todos los demás procesos de la empresa, ya que cada uno de ellos requiere de su apoyo para el desarrollo de sus funciones, podría decirse que el área de sistemas se convierte en un núcleo de apoyo a donde se remiten las necesidades de las demás departamentos y se les da respuesta, por ejemplo el contador requiere que su software contable este actualizado y en perfecto funcionamiento , para poder emitir un informe en determinada hora y fecha, el área comercial necesita que la red este en perfecto funcionamiento para realizar la gestión con sus clientes vía web, analizando esta perspectiva el departamento de sistemas es quien conoce y da solución a los requerimientos técnicos y funcionales de los demás procesos.
Es importante resaltar la gestión realizada este departamento, así como el soporte que brinda a cualquier compañía, es por esto que dentro de las funciones que se desarrollan en este proceso deben estar incluidas sin excepción, aquellas que se encaminen a mantener la seguridad de la información, desarrollando procedimientos eficientes en cuanto a controles que permitan el flujo de la información, pero que a su vez aseguren su protección.
La seguridad de la información, es un objetivo primordial para la gerencia de cualquier compañía, por lo cual en coordinación con el proceso de sistemas debe ser incluido como proceso esencial el plan de contingencias que propenda a mitigar las perdida de información, efectuando para ello simulacros que determinen si es funcional y que se debe complementar para su eficiencia. Toda empresa debería contar con este plan, para que en cualquier evento que pueda ocurrir (incendio, terremoto etc.) se puedan iniciar labores sin afectar la producción e intereses de la compañía.
La labor del departamento de sistemas demuestra sus procesos en este sentido, habiendo realizado backup de la información, de la base de datos, es aquí donde la tecnología juega un papel importante brindando muchas soluciones y alternativas viables, de acuerdo las condiciones económicas y necesidades funcionales de la empresa, que sirven de apoyo a la protección de los datos y que el jefe de sistemas y su equipo deben conocer y poner en conocimiento al gerente de la empresa para optar por los controles y apoyos mas eficientes.
Por la importancia que ejerce la información en una empresa, es que las auditorias informáticas y de calidad se enfocan en la revisión de todos los controles aplicables a la protección de los datos de una organización.
Finalizando este documento, se recalca la importancia en el conocimiento de este tema que debe ser fundamental para cualquier compañía, su aplicabilidad y ejecución, evitando de esta manera daños y perjuicios a la empresa y la sociedad.
Escritor: Etna Fajardo Caviedes