Los Grupos de Procesos en la Gestión de Proyectos

El PMBOK (Project Management Body of Knowledge) publicado por el PMI (Project Management Institute) es la “Biblia” en lo que respecta a la gestión de proyectos. En éste libro se concentra una de las estructuras mejor aceptadas y más completas para la gestión de proyectos. Así pues, la gestión de proyectos se basa en una serie de procesos que se interrelacionan unos con otros. Además, el PMBOK agrupa los procesos en grupos dependiendo del tipo de proceso de que se trate. A continuación daremos una breve introducción a cada uno de los grupos de procesos que conforman la gestión de proyectos según se han publicado en la quinta edición del PMBOK.

El primer grupo de procesos es el de iniciación. El objetivo de los 2 procesos que lo conforman es definir el proyecto a un alto nivel y obtener la asignación del gerente de proyecto y el banderazo de salida para que éste inicie. Éste grupo de procesos puede resultar iterativo dentro de un proyecto si éste se conforma de varias fases, pues éstos procesos también suelen usarse al inicio de cada fase.

El segundo grupo de procesos luego de la iniciación es la planeación. Éste es el grupo de procesos más extenso, conformado por un total de 24 y abarcando todas las áreas de conocimiento. El objetivo de éste grupo de procesos es establecer el alcance del proyecto en un nivel de detalle que permita su ejecución exitosa; además, durante éstos procesos se establecen también los diversos planes para lograr los objetivos planteados en el proyecto. Si bien el grueso de la planeación se efectúa al inicio, conforme suceden cambios o se obtiene un mayor grado de detalle en la información del proyecto, se tienden a repetir varios de éstos procesos.

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El tercer grupo de procesos son los de ejecución. Aquí se ejecutan las tareas para lograr el objetivo, y la coordinación del equipo de trabajo y el manejo de expectativas de los interesados son de los principales procesos a ejecutar.

Los procesos de monitoreo y control conforman el cuarto grupo. Si bien la mayoría de los procesos sirven para monitorear el progreso y desempeño del proyecto en términos de tiempo, costo y calidad, quizás el proceso más importante en éste grupo es el control de cambios. Aquí se gestionan las desviaciones identificadas que normalmente conllevan a la necesidad de un cambio en el proyecto, aplicando acciones preventivas o correctivas con el afán de que el proyecto cumpla con los objetivos que lo originaron y dentro de los límites establecidos.

Finalmente están los procesos de cierre. Durante éste grupo de procesos se verifica que todo el trabajo haya sido terminado, incluyendo el cierre de todos los procesos incluidos en los grupos de procesos anteriores. Puede ocurrir en un proyecto que los procesos de cierre se ejecuten varias veces, por cada fase que se termine.

Para concluir es importante destacar que estos grupos de procesos no representan el ciclo de vida de las fases de un proyecto. Tampoco son grupos secuenciales necesariamente, y la mayoría de los procesos que conforman cada uno de los grupos tienden a ser iterativos dentro del proyecto. Es de hecho la fuerte interrelación entre las entradas y salidas de los procesos que conforman cada grupo lo que fomenta ésta naturaleza iterativa y además obliga a ejecutar varios procesos de los diferentes grupos en paralelo durante la vida de un proyecto.

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