Los Costos en los Proyectos

Uno de los temas más espinosos cuando se habla de un proyecto son los presupuestos. Por tal motivo, el control de costos resulta una de las actividades que más repercusiones tiene en el éxito de un administrador de proyectos. Pero en realidad, si hablamos de costos, el control no es la médula espinal; sí lo es la planeación y el momento en que se determina el presupuesto que habrá de destinarse al proyecto. En seguida hablaremos someramente acerca de la planeación de costos, enfatizando dónde está la clave para que los costos no sean el dolor de cabeza del administrador del proyecto.

Irónicamente la definición de alcance es una de las claves que permitirán un mejor control de costos. Entre más completo y claro esté el alcance, se cierran las posibilidades de desviaciones que lo más probable es que impacten el costo negativamente. Un consejo útil en la definición de alcance es tener por escrito y en lenguaje que pueda ser entendido por los interesados clave del proyecto todo lo que el proyecto incluye y lo que no incluye. Ésta práctica ayudará significativamente al manejo de expectativas, pero también –y quizás en mayor medida– al control de costos.

Partiendo del alcance perfectamente definido, la planeación es la segunda vértebra de un control de costos exitoso. Aquí uno de los costos típicamente ignorado es el llamado “costo de la calidad” en donde precisamente el plan de calidad dictará la pauta a seguir para que las diversas actividades que conforman la estimación cumplan con los criterios establecidos y por ende no generen re trabajos o costos adicionales posteriores por haber omitido su proyección desde la planeación original de presupuestos.

Durante la estimación de costos del proyecto, sea cual sea la técnica que se utilice, no se debe dejar de lado el análisis de las reservas. En éste renglón hay 2 cosas que considerar: la reserva para contingencias y la reserva gerencial. La primera consiste en un presupuesto para poder controlar los riesgos conocidos en el proyecto que pueden derivar en problemas; mientras que la segunda reserva se proyecta para lidiar con las contingencias que no se alcanzan a vislumbrar en el proyecto. Desafortunadamente el sólo establecimiento de reservas no es suficiente para que la planeación de costos funcione. Lo más importante aquí es definir los procedimientos, políticas y documentos de control para la gestión de costos –incluyendo las reservas– que habitualmente está conformado dentro del proyecto en el plan de gestión de costos.

Lo que resta a partir de aquí es simplemente controlar los costos. Esto resultará una tarea fácil sabiendo perfectamente bien cuál es el alcance, y con un plan de gestión de costos previamente establecido en que simplemente habrá que seguir las políticas y procedimientos para ejercer el presupuesto; donde además, se tienen contempladas las contingencias e imprevistos. Con éste tipo de estrategias que parten desde la planeación, más bien lo difícil será desviarse del presupuesto establecido, y el gerente de proyecto puede buscar mejorar su meta personal de ahorro en vez de preocuparse por desviaciones que desborden los costos del proyecto.

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