Cómo decidir si Comprar Productos o Servicios en un Proyecto

Los proyectos típicamente se valen de una serie de recursos dentro de la empresa, pero en ocasiones, se tiene que recurrir a recursos externos para su ejecución. Son diversos los motivos por los cuales se decide que en algún proyecto cierto componente –ya sea un producto o un servicio– va a ser contratado externamente. En las siguientes líneas detallaremos algunas de las razones para decidir si el producto o servicio debe ser comprado externamente.

La principal razón para contratar un producto o servicio a una compañía externa es la capacidad de la empresa de llevar a cabo por sus propios medios el producto o servicio del que se trata. Aquí influyen varios factores. El primero radica en la capacidad técnica del personal para realizar las tareas. Es posible que el proyecto implique algún área especializada, por ejemplo, en el caso del desarrollo de una aplicación para el control de la producción, supongamos que se requiere un especialista en bases de datos que el departamento interno de TI no tiene disponible; éste contexto pudiera ser un motivo para tomar la determinación de comprar a una empresa externa lo que compete al desarrollo de base de datos dentro del proyecto.

Seguido de la capacidad de la empresa, tenemos diversos aspectos económicos que influyen en la decisión. El primero de ellos es que resulte más costoso realizar la labor con recursos internos que con recursos externos. Retomando el ejemplo anterior, se podría evaluar la opción de contratar un especialista en base de datos para que desarrolle el proyecto y forme parte del equipo de TI, pero si esto resultara más costoso que contratar el trabajo a una empresa externa, ésta opción podría descartarse. Otro caso típico en que la evaluación económica tiene un balance en contra es cuando se requiere de alguna maquinaria especializada para hacer un componente específico –por ejemplo, hablemos del proyecto de diseño de un nuevo motor, en que un engrane requiere una precisión tal que sólo con una maquinaria especializada de control numérico se puede construir– en éste ejemplo, adquirir la maquinaria para elaborar la pieza resultaría muy costoso en comparación a maquinarla con un proveedor externo.

Otro aspecto económico que puede influir en la decisión es si la capacidad de la empresa se ve excedida, y para el proyecto en cuestión en particular puede resultar más económico que una parte del proyecto sea realizada por una empresa externa. Por ejemplo, hablemos de una empresa de construcción. Si tiene varios proyectos, residenciales en donde uno de ellos demanda una gran cantidad de especialistas en herrería, para un proyecto más pequeño en donde sólo hubiera que construir un barandal pudiera resultar más conveniente subcontratar la construcción del mismo en lugar de contratar a un herrero adicional para cumplir con éste proyecto.

Finalmente, en la evaluación económica no se deben dejar de lado los costos indirectos, tales como el personal de compras que debe involucrarse, el costo de entrenamientos, viáticos u otros. Así nos aseguraremos de tener todo el contexto para tomar una decisión totalmente fundamentada.

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