Lo que a continuación llamaré la lista del “TODO”, más bien nace del término del idioma inglés “to-do list”, y es justamente eso: la lista de absolutamente todo lo que hay pendiente por hacer. Ésta lista también es normalmente llamada lista de pendientes, lista de tareas, lista de quehaceres, lista “por hacer” o lista CPH (cosas por hacer).
La lista del “TODO” es una herramienta especialmente útil para el gerente del proyecto, pues es una forma muy efectiva de dar seguimiento para no olvidar nada; desde los detalles y las cosas más pequeñas, hasta las grandes, urgentes e importantes estarán en ésta lista del “TODO”, y en general, cada quien le imprime su propio estilo; pues de una simple lista que palomear, puede contener mucha más información útil para fines de clasificación y seguimiento como fechas, responsables, fases, departamentos, prioridades, y otras más. Es recomendable agregar a discreción más información dependiendo del proyecto específico del que se trate, pues entre más simple sea la lista, más útil será como herramienta, pues evitaremos generar más trabajo del que resuelve.
Hay muchas formas de utilizar una lista del “TODO” ya que se tiene armada y en funcionamiento. En reuniones periódicas de seguimiento por ejemplo, se puede armar una lista del “TODO” para no perder de vista todos los acuerdos y compromisos generados hasta que son cumplidos, reiterando cada uno de ellos al principio de la nueva reunión y agregando los nuevos al final. Si ésta lista del “TODO” además se integra como una sección de la minuta u orden del día que todos los asistentes firmen al final, será un recurso importante en caso de una disputa futura por incumplimiento de alguna de las partes.
Otra forma útil de utilizar la lista del “TODO” es para el seguimiento diario de los pendientes. Muchas veces como gerentes de proyecto damos por hecho que se ejecutarán las tareas y compromisos en las fechas acordadas, pero la realidad es que esto no siempre es así. Una forma de dar un seguimiento efectivo en el día a día es utilizar la lista del “TODO” como apoyo para no olvidar verificar que se ha recibido la información o se ha ejecutado o concluido alguna tarea o hito importante dentro del proyecto. Para esto, el ordenar la lista del “TODO” según las fechas compromiso es la clave. Un buen hábito es tomar una hora en el día todos los días para actualizar la lista del “TODO” según la organización por fechas para identificar posibles desviaciones, nuevos problemas o nuevas tareas y así mantener el proyecto bajo control.
Compartir la lista del “TODO” con el equipo de trabajo también es importante, pues ésta sencilla acción permitirá que de manera proactiva cada integrante verifique sus propias tareas por hacer en la lista del “TODO” del proyecto haciendo que cada quien haga su propio rastreo de tareas. Aplicando éstos sencillos consejos, se puede lograr un seguimiento efectivo y ordenado en los proyectos que incrementará las posibilidades de éxito.