3 Herramientas útiles para Iniciar un Proyecto

Un proyecto se caracteriza por su naturaleza única, pues el objeto mismo del proyecto es crear un producto diferente a cualquier otro que hubiere. Ésta característica de los proyectos vuelve importante valerse de todas las herramientas y mejores prácticas que ya han sido probadas a lo largo de los años para hacer que sea exitoso. A continuación hemos seleccionado 3 de esas herramientas que le ayudarán a tener sus proyectos bajo control, en particular al momento de iniciar el proyecto.

La identificación de los interesados en el proyecto es una de las tareas durante la iniciación del mismo, y una herramienta útil para su documentación es el “registro de interesados”. Típicamente la información contenida en éste registro es el nombre del interesado, cuál es su relación con el proyecto, la estrategia de comunicación con el interesado y la estrategia de colaboración. Si bien el registro de interesados se realiza al inicio del proyecto, debe actualizarse constantemente conforme se van identificando nuevos interesados y/o cuando sus intereses cambian, lo que llevará como consecuencia el cambio también en las estrategias. Si bien la mayoría de los gerentes de proyecto realizan la identificación de interesados de forma intuitiva y natural, el contar con un registro que los documente, será de gran valía para integrar a los miembros del equipo de trabajo al proyecto y afinar las estrategias a utilizar para que resulten mucho más efectivas.

La definición de alcance suele ser una de las tareas más importantes para el éxito del proyecto; para definirlo mejor, el “documento de requerimientos del proyecto” suele ser muy útil. Éste documento típicamente es elaborado para llevar a cabo la adquisición de un proyecto a través de un tercero, y es común su utilización en solicitudes de propuestas (RFP o Request For Proposal), concursos o licitaciones. En éste documento se detallan todos los aspectos técnicos y funcionales que se espera del proyecto, y para el caso de adquisiciones, también contiene las expectativas en cuanto a aspectos de administración y calidad durante su ejecución.

Para complementar la técnica anterior para la definición de alcance –ya sea que exista o no un documento de requerimientos del proyecto–, se puede utilizar la técnica de “identificación de puntos dentro y fuera de alcance”, en la cual se enumera lo que está dentro del proyecto y fuera del proyecto. En su forma más simple, esto consiste en una tabla que enumera los puntos dentro y fuera del alcance; y para proyectos más complejos, se recomienda utilizar ésta técnica por secciones, ya sea por áreas de especialidad, espacios físicos o valerse de la estructura de desglose de trabajo para definir en cada paquete que está dentro y fuera del alcance. La intención final de documentar éstos puntos es revisar el alcance de forma más clara con los interesados clave del proyecto para identificar lo que está dentro y fuera del alcance, y así prevenir la corrupción del mismo. Realizar ésta revisión durante el inicio del proyecto permitirá que de identificarse que es necesario incluir algo que está fuera del alcance, se realicen las gestiones necesarias para incrementar los recursos necesarios para el proyecto.

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