Cómo Sobrevivir a un Proyecto mal Planeado

¿Cuántos de nosotros no nos hemos enfrentado directa o indirectamente a un proyecto mal planeado? Y para aquellos que nunca han trabajado directamente en proyectos, sino en ventas o atención al cliente, seguro han recibido “urgencias” de clientes que trabajan en proyectos, precisamente por falta de planeación. Y es que el estado constante de emergencia es lo único seguro en éstos casos, y puede resultar una faena verdaderamente extenuante llevar el paso a ésta clase de situaciones a las que pocos tienen el temple de sobrellevar.

Y bien, ¿cómo sobrevivir? Irónicamente la respuesta es: planeando. Continuar reaccionando al estado de emergencia será un asunto sin fin sin empezar a hacer un poco de planeación. La planeación siempre debe de girar en torno al objetivo principal del proyecto, que debe estar claramente establecido, pues marcará la prioridad de lo importante. A continuación daremos algunos consejos acerca de cómo empezar a planear en donde no hay ningún plan.

En definitiva, lo importante es el lugar perfecto para poder empezar. Lo urgente normalmente ocupará el lugar de lo importante, pero lo importante generará problemas a futuro que será mucho más difícil solucionar; identificar lo importante en el estado de emergencia no es cosa fácil. Usualmente de lo más importante que es ignorado suele ser la definición de alcance, detalles suficientes y correctos de ingeniería y suministros –sobre todo los que tienen tiempos de entrega considerables–. Planear es el primer paso, pero limitándonos a lo más esencial, pues no habrá tiempo para más en medio del caos de una ejecución sin plan.

Seguido de la planeación, el monitoreo y control de lo importante no debe quedar de lado, pues además es lo que dará valor a la planeación. Esto nos dará un poco de tiempo para volver a la planificación cuando surjan desviaciones, que en el caso de lo importante, suelen tener un gran impacto en los proyectos. Un consejo útil es generar listados de pendientes de seguimiento con prioridades y responsables, que con dedicar una hora diariamente, filtrando las fechas cercanas y vencidas nos puede ayudar a actualizar el estatus de los temas pendientes para asegurarnos de que lo planeado sigue el curso planificado, o si en cambio se requiere ajustar las velas, escalar el tema o simplemente informar.

Además de esto, hacerse de un equipo de trabajo confiable y autónomo será clave para el éxito, pues es indispensable la ágil toma de decisiones. Aquí lo esencial es delegar; no solamente actividades, sino también responsabilidades, para de ésta manera generar colaboradores con el empoderamiento para tomar las decisiones y evitar cuellos de botella que obstaculizan la operación.

El resto es paciencia y una fuerte tolerancia a la frustración, pues ante un proyecto así, lo más probable es encontrar un camino lleno de problemas; sin embargo, si no se pierde de vista el objetivo, tarde o temprano se logrará satisfactoriamente, con lo que el camino de problemas recorrido habrá valido la pena ante el resultado positivo.

Deja una respuesta