Administración de proyectos

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Actualmente los proyectos industriales en las diferentes disciplinas profesionales necesitan que los recursos sean bien administrados, optimizando el tiempo de las actividades, el presupuesto asignado, los procesos de desarrollo, las áreas físicas y al personal responsable del éxito, entre otras disposiciones. Los proyectos a su vez son un reto para los profesionales que están calificados para llevar a cabo las tareas de planeación, ejecución y cierre, cumpliendo los objetivos de la organización ejecutora y de la organización receptora.

Las metodologías de administración de proyectos que existen actualmente son guías que permiten que los proyectos se desarrollen con escaso índice de error y un amplio margen de éxito, de acuerdo a las métricas seleccionadas para su evaluación. La selección de alguna de estas metodologías depende de la necesidad que la organización receptora tenga que cubrir. Existen diferentes tipos de metodologías para el desarrollo de proyectos:

1. ITIL (Information Technology Infrastructure Library-Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información).- Desarrollo de servicios en temas relacionados con Tecnologías de la información.

2. ISO 9001:2008.- Gestión, control y calidad de la documentación relacionada con los procesos administrativos de la organización de un producto o un servicio.

3. ISO 26000.- Mejores prácticas en el campo de la responsabilidad social.

4. SCRUM.- Desarrollo ágil de software.

5. CMMI (Capability Maturity Model Integration-Integración de Modelos de Madurez de Capacidades).- Modelo para mejorar y evaluar los procesos de desarrollo, mantenimiento y operación de sistemas de software.

6. RUP (Rational Unified Process-Proceso Unificado Lógico).- Para el análisis, diseño, implementación y documentación de sistemas orientados a objetos.

7. PMP (Project Manager Professional-Gestor de Proyectos Profesionales).- Aun que no es una metodología, el administrador de proyectos sigue una serie de disposiciones de la guía publicada por esta institución, el PMBOK (Project Management Body of Knowledge), tiene la particularidad que es aplicable a todas las disciplinas profesionales que requieren desarrollar proyectos.

8. MAAGTIC (Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones).- Manual del gobierno mexicano que rige las mejores prácticas en la gestión de las Tecnologías de la Información y Comunicación. Estos son algunos ejemplos de las metodologías que se utilizan actualmente en diversos proyectos.

¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.1 Inicio de un proyecto. Para poder implementar alguna metodología especifica, se debe de desarrollar primero la visión del producto, esto es plantear primero la necesidad que hay que cubrir. Es muy importante que al inicio del proyecto se realicen todas las consideraciones necesarias para la definición de los alcances. Hay que considerar también si en la organización ejecutora existe dentro de sus archivos elementos de proyectos similares para que la planeación sea más dinámica y sirva para cuidar los detalles del proyecto en cuestión. Los gestores de proyectos deben de estar muy atentos a las necesidades de los interesados, la comunicación entre los participantes del proyecto es fundamental, ya que depende de esta actividad que los desarrolladores van a plasmar en el producto final, también llamado Entregable Principal, que se obtenga al finalizar las actividades.

Las reuniones de planeación del proyecto, incluye también el análisis de costos, presupuestos, recursos humanos y materiales, recopilación de requisitos, análisis de riesgos, personal especializado, definición de roles, definición de tareas, puntos de evaluación (hitos), planeación de cronogramas y responsables de área, entre otros temas. Ejecución del proyecto. Para poder ejecutar el proyecto se debe definir el equipo que lo va llevar a cabo, esto es que el personal se debe de escoger de manera minuciosa, de acuerdo a las características de las actividades que se van a desarrollar, donde cada uno de los elementos seleccionados deben ser profesionales expertos en su área de especialidad. La ética y la disciplina son fundamentales para llevar a cabo la ejecución del proyecto.

El aseguramiento de la calidad del proyecto es importante para evitar atrasos en el tiempo de desarrollo y mantener un equilibrio de las inversiones que se hayan hecho durante cada una de las fases de desarrollo. El flujo de la información y la documentación generada es fundamental y su actualización debe de ser constante hasta la finalización de la ejecución del proyecto. Las adquisiciones que se efectúen deben de ser justificadas y documentadas con el fin de llevar el registro de inventario y que constituye parte de los activos del proyecto. La ejecución termina cuando el proyecto cumple con los objetivos que los interesados se plantearon al gestionar la visión el proyecto.

Monitoreo y control. Durante todo el proyecto, existe el rol de supervisión del proyecto que es el que se asegura que todas las actividades y entregables se terminen en los tiempos estimados durante la planeación. Es aquí donde los encargados del monitoreo generan una serie de informes donde se manifieste la verificación y control del alcance, el equilibrio de los
1 PMBOK Cuarta edición.

5 costos e inversiones, el control de la calidad, el monitoreo y control de riesgos, así como la administración de las adquisiciones, recursos humanos y recursos materiales. Algo que no debemos soslayar es el informe de desempeño de los participantes activos del proyecto, ya que da la pauta para tomar en cuenta a los recursos humanos sobresalientes en la realización de otros proyectos.

Cierre. Para el cierre del proyecto o alguna de sus fases, se debe de verificar que los objetivos están cumplidos en su totalidad y aprobados por los interesados. Lo documentación del proyecto y el entregable principal deben de cumplir con las características que se delimitaron durante la visión del proyecto. Los documentos tendrán que estar actualizados con el fin de verificar que las actividades se llevaron en tiempo y forma de acuerdo a las reuniones de planeación. Para que se efectúe el cierre de proyecto, deben de estar firmada el acta de entrega del proyecto, con su inventario correspondiente, dentro del cumplimiento el marco jurídico y normativo de la entidad donde se realizo el proyecto y fue manifestado por los interesados durante la visión del proyecto.

Referencias documentales.
1. www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-Standards.aspx
2. www.proyectosagiles.org/que-es-scrum
3. www.itil-officialsite.com
4. http://www.usmp.edu.pe/publicaciones/boletin/fia/info49/articulos/RUP%20vs.%20XP.pdf
5. http://cidge.gob.mx/menu/normatividad-2/maagticsi/
6. http://cmmiinstitute.com/
7. www.liderdeproyecto.com

Escritor: Gustavo Hermilo Pérez Gonzalez

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