Cómo exprimir las juntas de trabajo

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¿De nuevo junta? Es una frase que quizá le suene familiar y que tiene que ver con la respuesta ante las reuniones de trabajo improductivas y poco provechosas en las que prevalecen aspectos negativos tales como la pérdida de tiempo y la falta de solución de problemas. Las bien llevadas permiten conocer a las organizaciones si se va por el rumbo correcto y de acuerdo a los objetivos fijados. Pero ¿Cómo exprimir al máximo estos encuentros? ¿Cómo volverlos una oportunidad para el desarrollo? Son algunos planteamientos que pueden ser resueltos si se toman en consideración ciertas herramientas y guías para ordenar los esquemas de actividades a seguir durante estas sesiones.

Para Aida Flores González, responsable de desarrollo de talento humano de la empresa Grupo Zapata Hermanos, la dinámica empresarial actual es mucho más rápida en comparación a la de años atrás porque ha generado estrategias de optimización del tiempo en las que por supuesto están incluidas las juntas. . También la capacitación se ha vuelto una constante en este asunto través de las firmas consultoras que proveen a las empresas las herramientas para saber cómo manejar una sesión de forma efectiva, ya que de lo contrario, las repercusiones se traducirán en desmotivación, caos, falta de compromiso y baja productividad. Este es el caso de Grupo Zapata Hermanos, compañía dedicada a la fabricación de envases de acero y tapa, que desde algunos años solicitó asesoría para operar con una metodología conocida como “Círculos Phaster”, adaptación de los Círculos de Calidad-.

comenta María Fernanda Flores, coordinadora de talento humano y responsabilidad social del grupo. La estructura básica de las juntas actuales dentro de esta organización es la siguiente: Selección sólo del personal clave tanto de las áreas administrativa y operativa, anticipación programada de los encuentros, duración máxima de dos horas y la presencia de un moderador encargado de evitar conflictos y desviaciones del tema. , afirma la coordinadora. En Grupo Zapata Hermanos existen variados tipos de juntas para los niveles directivos, gerenciales, administrativos y operativos. Para cada audiencia hay un responsable de minuta encargado de concentrar toda la información y actividades a desarrollar, agendar fechas, seleccionar a los participantes, así como de capturar lo generado durante la junta para después enviarlo a todos los involucrados y dar seguimiento a las acciones a emprender Hay que recordar que la tarea primordial de las minutas es registrar todas las decisiones tomadas y acuerdos a los que se llegue. Por lo general, en los negocios y organizaciones privadas, el nombre del empleado responsable de su elaboración, también queda registrado en el documento.

Una vez que la minuta escrita refleja lo acontecido, entonces ésta queda aprobada. Pero si hay errores u omisiones, se hacen las correcciones pertinentes. Cuando los cambios son de menor importancia, se pueden realizar de inmediato. María Fernanda Flores concluye diciendo que es importante tener una participación activa en las juntas y no sólo sentarse a escuchar a los demás, pues es imprescindible oír la voz y conocer los puntos de vista de todos. A su vez, la responsable de desarrollo de talento humano, Aida flores González, agrega que la metodología empleada, a través de los Círculos Phaster, ha sido muy bien acogida dentro de la empresa, ya que hoy, se cuenta con formatos bien establecidos. Ambas entrevistadas coinciden en que los beneficios han sido muchos con el esquema actual, pues el que la gente esté más contenta y aporte nuevas ideas, se refleja en la producción de la compañía.

Escritor: Alejandra Cortés Coronado

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