Los Supuestos de los Proyectos

Un proyecto está asociado a la creación de un resultado único. Por la naturaleza única del resultado, hay un cierto grado de incertidumbre en las actividades del proyecto; de aquí se derivan los supuestos bajo los cuales se hizo el presupuesto y planeación del proyecto y cuyo cambio tiene un impacto  significativo en el proyecto.

Uno de los errores más comunes en relación a los supuestos es simplemente suponer que los supuestos son conocidos por todos los interesados. En otras palabras, no documentarlos; mucho menos comunicarlos.

Por lo anterior, el primer paso en el manejo de supuestos es precisamente documentarlos. Si bien existen diversas formas de hacer esto, en una forma muy básica, es una lista de se tiene en cuenta adquirir para complementar los recursos e infraestructura existente para el éxito del proyecto, y qué no se tiene en cuenta y se supone que es un recurso o tarea que existe o que es responsabilidad de algún actor –ya sea organización, departamento o área– externa al proyecto y que se incorporará de manera natural.

Y es precisamente cuando se habla de agentes externos al proyecto cuando se vuelve más importante el que los supuestos estén documentados, especialmente en la comunicación oficial con éstos interesados, que normalmente están en forma de acuerdos, contratos, minutas, acuerdos de niveles de servicio (SLA por sus siglas en inglés; Service Level Agreement), pedidos y en general cualquier documento oficial y de preferencia con valor legal para hacer uso de él en caso de una disputa.

En el manejo de supuestos, seguido de la documentación tenemos el análisis de los riesgos derivados de los supuestos identificados y como consecuencia, el manejo de reservas tanto en tiempo como en costo. Lo anterior se logra a través del análisis de supuestos, que es una técnica que permite verificar la precisión de los supuestos para identificar de ésta forma los riesgos asociados a los supuestos y derivados de imprecisiones, inconsistencias o suposiciones incompletas que pueden generar huecos principalmente en tiempo y costo con tendencias a aumentar por causa de las zonas grises dentro del supuesto.

Los supuestos en los proyectos se obtienen principalmente del juicio de los expertos que participan –no sólo el gerente de proyecto, sino todo el equipo de trabajo e incluso agentes externos con autoridad en la materia– y también del conocimiento adquirido y documentado por la organización, como los logs de riesgos, problemas y lecciones aprendidas de otros proyectos en especial si tienen características similares.

Como por definición un supuesto es un precepto que se considera cierto sin necesidad de una prueba o sin demostración previa, los supuestos pueden resultar no ser ciertos en medio de un proyecto. El documentarlos y efectuar sobre ellos un proceso de análisis de supuestos para identificar los riesgos permitirá controlar los daños asociados a un supuesto que resulta no ser verídico. El caso más típico de control de daños en éste caso es solicitar la ampliación de tiempo o presupuesto en el proyecto, para actuar bajo el nuevo supuesto. Justificar ésta clase de solicitud es mucho  más sencillo cuando existe documentación adecuada.

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