Participación de las Empresas en Rondas de Negocios.

Las Rondas de Negocios son actividades de promoción comercial. Consisten en espacios de conocimiento y acercamiento entre empresas proveedoras de bienes y servicios y empresas demandantes de aquellos. La naturaleza misma de las Rondas genera sinergia de trabajo entre hombres de negocios que persiguen objetivos diferentes pero complementarios, y que redundan en la posibilidad para las empresas de crear, detectar y aprovechar oportunidades comerciales. Los encuentros que aquí se generan constituyen un primer acercamiento que con tiempo, trabajo y evaluación pueden convertirse en una relación comercial.

Como actividad de promoción, las posibilidades y oportunidades radican en que la participación habilita a la empresa un tiempo y un espacio para presentarse y difundir sus contenidos frente a un interlocutor de su interés. Dicha participación no garantiza a la empresa automáticamente la realización de negocios (menos aún en el marco de reuniones de tiempo limitado). Esto depende exclusivamente del interés de las partes y del camino que recorran posteriormente para proyectarse comercialmente.

La metodología de trabajo de las Rondas de Negocios consiste en reuniones con una duración variable (entre diez y veinte minutos) en un espacio dispuesto exclusivamente, en el cual los demandantes/importadores esperan en sus respectivas mesas de trabajo, las reuniones con los diferentes oferentes-proveedores/exportadores. Aunque pueden existir variaciones, ésta es la dinámica más utilizada y un parámetro ordenador que guía el desarrollo de la actividad. Las Rondas de Negocios son actividades versátiles que pueden organizarse y adaptarse a los diferentes contextos en los cuales tienen lugar, por ejemplo:

• En ferias sectoriales.

• En misiones comerciales.

• Para promocionar un ámbito geográfico determinado.

• En eventos institucionales.

Un denominador común de las Rondas es la organización que les da origen. Concretamente, son el resultado de la tarea coordinada por una determinada Entidad (cámara empresarial, organismo público, etc.) motivada por los intereses relevados de los sectores que representan, para ofrecer una instancia de participación que los beneficie.

El éxito de las Rondas de Negocios depende de la gestión de numerosas situaciones que ameritan que cada una de las personas involucradas contribuya ejerciendo seriamente la función que le es definida para la actividad. Consecuentemente, se genera una red implícita de colaboración en beneficio de todos los interesados: La entidad convocante y los empresarios participantes. Se acotan las posibilidades de situaciones sorpresivas y se diseñan soluciones en escenarios previsibles.Participación de las empresas en Rondas de Negocios. Las Rondas de Negocios ofrecen a las empresas participantes una serie de beneficios entre los cuales podemos incluir:

• Beneficio de tiempo. Al acotarse las reuniones de trabajo a la duración de la actividad.

• Beneficios de gestión. Esta responsabilidad recae en los organizadores, no en las empresas participantes.

• Beneficios económicos. El costo de participación para las empresas es mínimo y conveniente, en relación a los beneficios y a las oportunidades que se presentan: Las empresas oferentes pueden conocer empresas demandantes de diferentes países, en un mismo espacio. Las empresas demandantes, pueden conocer potenciales proveedores con distintos perfiles productivos. La combinación y comunidad de intereses resulta en oportunidades comerciales para ambas partes.

Los beneficios descriptos caracterizan a las Rondas de Negocios como actividades ágiles, eficientes y económicas. proveedoras/exportadoras, podemos clasificar las tareas a realizar en los distintos momentos que rodean la actividad.

Etapa Previa a la Ronda de Negocios. Entre las tareas más importantes a realizar en esta etapa, cabe mencionar:

• Contactarse y realizar un seguimiento de las actividades gestionadas por las Entidades y Organizaciones de interés para la empresa.

Al evaluar la pertinencia de participación, la empresa debe considerar determinados aspectos: evaluar el perfil de las empresas contrapartes, seleccionar los representantes de la empresa en la actividad, preparar el material promocional (tarjetas personales, folletos, carpetas, etc.) que se entregará, formalizar el proceso de inscripción requerido, entre otras. Durante la Ronda de Negocios:

En este momento las empresas evidencian su preparación y las estrategias planeadas para lograr un desempeño óptimo. Por lo tanto es importante que los empresarios participantes:

• Se presenten en condiciones apropiadas y a la altura de la imagen que quieren transmitir de la empresa que representan.

• Respeten el tiempo y el orden asignado para cada reunión de su agenda de trabajo.

• Incluir en la presentación una introducción personal breve, de la empresa y los productos; destacando los argumentos y fortalezas que la distinguen dentro de su sector productivo específico.

• Entregar el material promocional dispuesto para la actividad.

• Comprometerse a enviar información adicional requerida (muestras, por ejemplo).
Etapa posterior a la Ronda de Negocios.

Al finalizar, los empresarios dispondrán de un caudal de información para analizar, ordenar y jerarquizar. Es importante que la empresa realice una evaluación de su participación y de la utilidad de la actividad, y su percepción sobre las contrapartes contactadas. Entre las tareas posteriores se encuentran:

• Realizar un informe con los aspectos positivos y negativos de la participación.

• Brindar las respuestas y/o el material que se comprometió con las contrapartes.

• Disponer los canales necesarios para continuar la comunicación y fomentar la relación con las contrapartes.

Conclusiones. A través de la presentación nos propusimos brindar información sobre la participación de las empresas oferentes/exportadoras en Rondas de Negocios. Contextualizando esta acción dentro de las actividades de Promoción, componente del Marketing Mix y/o Marketing Internacional de la empresa. Así, intentamos transmitir conceptos y herramientas prácticas y relevantes para la performance de los empresarios en las Rondas de Negocios, para capitalizar favorablemente los beneficios que dichas actividades ofrecen.

Escritor: María Alejandra Nazar